Enterprise Project Management umfasst Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement. Für Programm- und Projektmanager liegt der Fokus darauf, Arbeiten korrekt auszuführen, während es die Aufgabe von Portfoliomanagern ist, die richtigen Arbeiten zu erledigen. Projekt- und Programmmanager schließen Arbeiten pünktlich und budgetgerecht sowie zur Zufriedenheit der Projektbeteiligten ab.   Portfoliomanager helfen Entscheidungsträgern dabei, sämtliche Aufgaben innerhalb des Unternehmens auszuwählen, zu kategorisieren, zu priorisieren und zu steuern. Sie unterstützen die strategische Entscheidungsfindung, die Ausrichtung von Projekten und Programmen an der Geschäftsstrategie, die Maximierung der Ressourcenauslastung und der Kapazitäten sowie die Überwachung der operativen Effizienz.

Die effiziente Umsetzung und Steuerung dieser Ziele hängt in hohem Maße von der Integration von Mitarbeitern, Prozessen und Tools ab. Anhand eines integrierten Toolsets wie der Microsoft® Office Enterprise Project Management (EPM) Solution kann das unternehmensweite Projektmanagement automatisiert werden. Projekt-, Programm- und Portfoliomanager können alle Arten von Aufgaben innerhalb eines Portfolios von Unternehmensprojekten verwalten und steuern, die Transparenz von Portfolioprojekten erhöhen und die Effizienz der Zusammenarbeit und Kommunikation mit allen Projektbeteiligten sowie zwischen den Mitgliedern der Projektteams verbessern.

Die Microsoft Office EPM Solution beinhaltet:

• Die robusten Datenbankfunktionen von Microsoft Office Project Server 2007.
• Die komplette Auswahl der leistungsfähigen, in Microsoft Office Project Professional 2007 enthaltenen Projektmanagementtools für die Planung und Steuerung von Projekten.
• Die umfangreichen browserbasierten Funktionen für die Zusammenarbeit und das Dokumentenmanagement von Microsoft Office Project Web Access, das auf Microsoft Windows SharePoint Services basiert.
• Die Tools zur Steuerung und Evaluierung der Geschäftsstrategie von Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, die über Microsoft Office Project Portfolio Web Access sichtbar sind.

Zusammen bilden diese Funktionen und Tools eine automatisierte, integrierte Projektportfoliomanagement-Lösung.

Office Project Server 2007
In Office Project Server 2007 sind drei wichtige Produkte integriert, die die Automatisierungsfunktionen bereitstellen:

• Office Project Professional 2007 – Projekt- und Programmmanagement.
• Office Project Web Access – Informationsaustausch und -zugang.
• Windows SharePoint Services – Zusammenarbeit, Kommunikation und Dokumentenmanagement.

Zusammen beinhalten diese Lösungen die Projektzeitpläne, Ressourcenpooldaten und für die Automatisierung der Projektmanagementumgebung benötigte Berichterstellungsfunktionen. Projekt- und Ressourceninformationen werden zentral in der Datenbank von Office Project Server gespeichert und nutzen die Datenbankfunktionalität von Microsoft SQL Server.   Unternehmen können Projekte und Ressourcen systematisch und effizient planen, steuern, analysieren und über diese berichten, was bessere strategische Entscheidungen ermöglicht und die Projekt- und Programmumsetzung optimiert.

Office Project Professional 2007
Office Project Professional 2007 bietet Funktionen für die effiziente Planung und Steuerung von Aufgaben und Informationen sowie für die Nachverfolgung und Überwachung von Zeitplänen, Kosten und Ressourcen. Projekt- und Programmmanager können alle Arten von Aufgaben erstellen, planen, ausführen, überwachen, steuern und abschließen, um anhand der Projekte und Programme eines Portfolios optimale Renditen für das Unternehmen zu erzielen.

Mit Hilfe dieser Lösung erstellen und verwalten Projekt- und Programmmanager Zeitpläne samt Abhängigkeiten, Stichtagen und Einschränkungen. Sie ermöglicht eine effizientere Verwaltung von Vorgängen, Kalendern, Kosten, Ressourcen und deren Zuordnungen und gewährleistet ein höheres Maß an Transparenz innerhalb des Unternehmens.    Project Professional 2007 automatisiert die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Teams sowie mit Projektbeteiligten unternehmensweit. Nutzer haben die Möglichkeit, innerhalb ihres Teams oder teamübergreifend Projektinformationen anzuzeigen, zu aktualisieren und zu analysieren.

Office Project Web Access
Office Project Web Access bietet unternehmensweiten Zugang zu in Project Server 2007 gespeicherten Informationen über Projekte, Ressourcen und Kosten sowie zu den Zusammenarbeitsfunktionen von Windows SharePoint Services. Die Zugangs- und Transparenzfunktionen unterstützen Teammitglieder dabei, effizient zusammenzuarbeiten und die Erstellung von Analysen sowie die Entscheidungsfindung anhand von benutzerdefinierten Ansichten und Berichten über alle Projekte und Programme in einem Portfolio zu verbessern.

Neben zahlreichen anderen Funktionen umfasst Office Project Web Access Komponenten zur Automatisierung der folgenden Aktivitäten:

• Projektcenter. Verwalten und analysieren Sie Echtzeit-Daten. Mit dieser Funktion können Sie an der Geschäftsstrategie Ihres Unternehmens ausgerichtete Projekte unter objektiven Gesichtspunkten priorisieren, optimieren und auswählen. Führen Sie Leistungswertanalysen durch und ermitteln Sie Budget- und Zeitplanabweichungen.
• Ressourcencenter. Führen Sie Analysen zur Ressourcenzuordnung und -verfügbarkeit durch. Schätzen Sie Ressourcenkosten ab und planen Sie Ressourcenkapazitäten innerhalb des Unternehmens im Voraus.
• Zeitnachweise. Aktualisieren Sie Projektzeitpläne und zeigen Sie sämtliche Auswirkungen dieser Aktualisierungen auf Projekte und Programme in Echtzeit an. Verbessern Sie die Zusammenarbeit von Teams anhand von Vorgangszuordnungen und der Berichterstattung mittels Zeitnachweisen.
• Statusberichte. Mit dieser Funktion behalten Sie einen Überblick und die Kontrolle über den aktuellen Projekt- oder Programmstatus sowie über potenzielle Probleme.
• Datenanalyse. Erstellen Sie detaillierte oder zusammenfassende dynamische Berichte. Zeigen Sie Projekt-, Ressourcen-, Vorgangs-, Zuordnungs-, Zeitplan-, Fortschritts- und Kosteninformationen etc. an. Analysieren Sie Informationen und erstellen Sie Berichte, um wichtige Projekt- und Programminformationen zu präsentieren.

Windows SharePoint Services
Windows SharePoint Services stellt in Office Project Server 2007 die Arbeitsbereiche für die Übermittlung von Informationen an Teammitglieder und Projektbeteiligte sowie die Verbesserung der Zusammenarbeit der Teammitglieder und der Projektbeteiligten bereit. Ein Kommunikationsplan, der Windows-SharePoint-Services-Funktionen wie die folgenden nutzt, automatisiert die Zusammenarbeit, den Informationsaustausch und die Übermittlung von Projekt-, Programm- und Portfolioinformationen.

• Projektlieferumfänge. Ermöglicht einfachen Zugang zu Informationen über Projektlieferumfänge. Projektlieferumfänge müssen vom Projektteam geprüft werden und unterliegen unter Umständen der Bewilligung durch den Sponsor. Anhand von Office Project Web Access können Projektlieferumfänge direkt mit einem Projekt verbunden werden. Wenn Teammitglieder und Projektbeteiligte Einblick in die Projektlieferumfänge wünschen, können diese ohne den gesamten Zeitplan angezeigt werden.
• Risiken und Probleme. Bietet Transparenz in Bezug auf potenzielle Risiken und Probleme. Diese können identifiziert, nachverfolgt, aktualisiert, mit Vorgängen verbunden, Aufgaben zugeordnet und abgeschlossen werden. Außerdem können sie an die zuständigen Personen weitergeleitet werden. Darüber hinaus ist es möglich, Risiken und Problemen einen bestimmten Status, bestimmte Kategorien und Prioritäten zusammen mit beliebigen Milderungsmaßnahmen oder Lösungen zuzuordnen.
• Dokumente. Speichert alle projektbezogenen Dokumente in einem zentralen Repository, das Teammitgliedern und Projektbeteiligten Zugang nach Bedarf bietet. Mit der entsprechenden Zugangsberechtigung können Dokumente hinzugefügt, aktualisiert, angezeigt, durchsucht und archiviert werden. Sie können Dokumenten einen bestimmten Status zuweisen und Dokumentenversionen anhand des Check-in- und Check-out-Prozesses steuern.

Office Project Portfolio Server 2007
Office Project Portfolio Server 2007 ist Teil der EPM Solution und ermöglicht Top-down-Portfoliomanagement mit Office Project Server 2007. Microsoft Office Project Portfolio Web Access ist mit dem Project Server Gateway, der bidirektionalen Schnittstelle zwischen Project Portfolio Server und Project Server konfiguriert und bietet Führungskräften, Portfolioanalysten sowie Programm- und Projektmanagern Zugang zu den auf beiden Servern gespeicherten Informationen. So können Sie Zeitpläne, Kosten und Ressourcen analysieren, nachverfolgen und überwachen, um die Ausrichtung von Projekt- und Programmportfolios an den strategischen Zielen des Unternehmens zu gewährleisten.

Nutzen Sie die folgenden Portfoliomanagementfunktionen, um stets über die neuesten Portfolioentwicklungen informiert zu sein:

• Portfolio Builder. Erstellt und konsolidiert Ihr Projektportfolio innerhalb eines Unternehmens-Repository für Portfoliodaten. Standardisiert die Erfassung von Daten, nutzt unternehmensweite Portfoliosteuerungsprozesse und implementiert Kontrollen, um die Einhaltung dieser Prozesse zu gewährleisten.
• Portfolio Dashboard. Stellt einen zentralen Ort für das Unternehmen zur Evaluierung, Überwachung und Steuerung der Projektportfolioentwicklung in allen Phasen bereit und sorgt dafür, dass alle Projekte an den strategischen Zielen des Unternehmens ausgerichtet sind und davon profitieren.
• Portfolio Optimizer. Ermöglicht die Optimierung, Priorisierung und Auswahl von mit strategischen Zielen abgestimmten Projekten und Programmen, indem automatisch Portfolio-Ranglisten nach strategischen, finanziellen und risikobezogenen Gesichtspunkten implementiert werden. Es können Diagramme und Grafiken zur visuellen Auswertung von an der Geschäftsstrategie des Unternehmens ausgerichteten, entgegengesetzten oder konkurrierenden Portfolios erstellt werden.

Die Microsoft Office EPM Solution kombiniert Projekt-, Programm- und Portfoliomanagementtools sowie deren Funktionen. Unternehmen profitieren von einer effizienten, automatisierten Projektmanagementumgebung, die die Möglichkeit bietet, das Projektportfolio auf allgemeine strategische Ziele abzustimmen und die Entscheidungsfindung zu verbessern.

John White, Master, Project Management Professional, Microsoft Certified Technology Specialist, ist leitender Berater und Trainer bei IIL und verfügt über 15 Jahre Erfahrung in den Bereichen EPM und IT-Systeme. Darüber hinaus war White an der erfolgreichen Umsetzung der umfangreichsten unternehmensweiten Konfiguration und Bereitstellung von Microsoft Project Server maßgeblich beteiligt. White, der zudem ein versierter Autor ist, hat hunderte von Materialien mit Tricks und Tipps sowie Informationen zu optimalen Verfahren auf dem Gebiet des Unternehmenswissensmanagements verfasst und ist Mitautor des in Kürze erscheinenden Buchs „Dynamic Scheduling with Microsoft Office Project 2007.

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