Projektrisiken sind für jeden Projektmanager unumgänglich. „Projektrisiken sind unsichere Ereignisse oder Zustände, die, wenn sie auftreten, positive oder negative Auswirkungen auf mindestens ein Projektziel haben, wie z. B. Zeit, Kosten, Umfang oder Qualität“, so die in der dritten Ausgabe des vom Project Management Institute herausgegebenen Bands ‚A Guide to the Project Management Body of Knowledge‘ enthaltene Definition. Das Management von Projektrisiken beinhaltet die Analyse und Priorisierung dieser Risiken, die es dem Projektmanager und dem Team ermöglichen, ihre Bemühungen auf die Vermeidung der wichtigsten Risiken zu konzentrieren.

Viele Projektmanager sind mit der Analyse von Risiken auf der Projektebene vertraut. Dies funktioniert gut im Hinblick auf Risiken in Verbindung mit dem Umfang und der Qualität. Es sind jedoch die vorgangsbezogenen Risiken, die sich auf die Genauigkeit des Zeitplans und der Kostenschätzungen und damit auf den Abschluss der Vorgänge – und letztendlich auf den Erfolg des Projekts – negativ auswirken können.

Bei kleinen und mittelgroßen Projekten ist die qualitative Risikoanalyse eine effektive Methode, die den Projektmanager dabei unterstützt, vorgangsbezogene Risiken zu bewerten und die Zeitplanung und Kostenschätzungen für das Gesamtprojekt realistischer zu gestalten. Für größere Projekte ist die qualitative gefolgt von der quantitativen Risikoanalyse besser geeignet. Bei diesem Ansatz werden Simulationsmodelle verwendet, was zwar zeitaufwändig, aufgrund der Projektgröße jedoch gerechtfertigt ist.

Um die Projektrisiken in Verbindung mit dem Zeitplan und den Kosten zu reduzieren, müssen wir uns auf Risiken auf der Vorgangsebene konzentrieren. Wenn Projektmanager die Zeit und Kosten für einen Vorgang abschätzen, gehen einige von ihnen von einem positiven und andere von einem negativen Extremszenario aus. Beide Ansätze können problematisch sein. Der erste Ansatz resultiert häufig in einer zu optimistischen Zeit- und Kostenschätzung, während im zweiten Fall mehr Zeit oder höhere Kosten einkalkuliert werden, da dem Projekt Ressourcen für längere Zeiträume als nötig zugewiesen werden.

Die qualitative Risikoanalyse kann dazu beitragen, Projektschätzungen möglichst realistisch zu gestalten, sofern eine einheitliche Methode verwendet wird. Im Folgenden wird eine Methode vorgestellt, die Sie verwenden können, um realistische Schätzungen abzugeben und anzuwenden:

1. Halten Sie Besprechungen zur Identifizierung und Analyse von Risiken mit den wichtigsten Projektbeteiligten ab, nachdem Sie den Projektzeitplan und die Projektkosten festgelegt haben. Führen Sie auf diesen Versammlungen für jeden Vorgang in Ihrem Zeitplan die mit diesem verbundenen Risiken auf, geben Sie die Wahrscheinlichkeit (W) für jedes Risiko an und schätzen Sie das Ausmaß der möglichen Auswirkungen (A) jedes Risikos ab. Es ist wichtig, dass Sie nur die Risiken auflisten, die sich auf den Zeitplan oder die Kosten für einen Vorgang auswirken, auf diese wollen wir uns konzentrieren. Denken Sie außerdem daran, dass Risiken, die sich auf den Umfang oder die Qualität auswirken, üblicherweise auf der Ebene der Projektrisikoanalyse gehandhabt werden (im Gegensatz zur Vorgangsebene).



2. Für die Zuweisung der Wahrscheinlichkeit (W) ist die folgende Skala gut geeignet. Der Vorteil dieser Skala ist, dass Sie zwischen mehreren Bereichen wählen können. In einigen Arbeiten zum Thema wird vorgeschlagen, die Wahrscheinlichkeit in Prozent anzugeben, dies ist jedoch aus der Perspektive der qualitativen Analyse nicht von besonderem Vorteil.
   
   WAHRSCHEINLICHKEITSSKALA
   
   

   1-2	3-4	5-6	7-8	9-10
   Sehr Unwahrscheinlich (SU)	Unwahrscheinlich (U)	Wahrscheinlich (W)	Sehr Wahrscheinlich (SW)	Ganz Sicher (GS)

   
   
3. Das Ausmaß der Auswirkungen (A) sämtlicher Risiken auf die Zeit unterscheidet sich von dem Ausmaß der Auswirkungen auf die Kosten. Hier ist eine mögliche Auswirkungsskala.
   
   AUSWIRKUNGSSKALA
   
   

   9-10 Sehr hoch (SH)	Zeitplan – Umfassende Auswirkungen auf Meilensteine oder den kritischen Weg >10 % Kosten – Steigerung der Gesamtprojektkosten um >5 %
   7-8 Hoch (H)	Zeitplan – Umfassende Auswirkungen auf Meilensteine oder den kritischen Weg <5 % Kosten – Steigerung der Gesamtprojektkosten um <5%
   5-6 Mittel (M)	Zeitplan – Auswirkungen auf den nicht kritischen Weg >10 % Kosten – Überschreitung der Kosten für einzelne Elemente um >10 %
   3-4 Niedrig (N)	Zeitplan – Auswirkungen auf den nicht kritischen Weg <10% Kosten – Überschreitung der Kosten für einzelne Elemente um <10%
   1-2 Sehr niedrig (SN)	Zeitplan – keine oder geringfügige Auswirkungen Kosten – keine oder geringfügige Auswirkungen

   
   Beachten Sie, dass bei Vorgängen, die früher auftreten, die Teil des kritischen Wegs sind oder die über mehr als einen Vorgänger verfügen, die Auswirkungen der mit ihnen verbundenen Risiken größer sein sollten.



4. Nachdem Sie sich mit den Projektbeteiligten für jeden Vorgang auf das mit diesem Vorgang verbundene Risiko, dessen Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen geeinigt haben, kalkulieren Sie den Erwarteten Wert (EwW) wie folgt:
                                        EwW = W × A



5. Für Vorgänge, für die sich ein EwW über Ihrem Risiko-Ausgangswert ergibt, gilt das mit diesem Vorgang verbundene Risiko als Top-Risiko. Ein EwW von 30 wäre ein vorsichtiger Ausgangswert, Sie können jedoch auch einen Risikotoleranz-Ausgangswert von 40, 50 oder höher festlegen, je nach der Dringlichkeit des Projekts für das Unternehmen und der Risikotoleranz des Unternehmens.



6. Überarbeiten Sie für die Vorgänge mit den Top-Risiken zusammen mit den jeweiligen Experten Ihres Teams die Zeit- und Kostenschätzungen unter Verwendung der Drei-Punkt-Schätzmethode oder der Beta-Verteilung.
   
   Geben Sie dazu zuerst Ihre optimistischen (O), wahrscheinlichsten (W) und pessimistischsten (P) Schätzungen ab. Berechnen Sie dann einen Beta-Verteilungs-Durchschnittswert:
                                        Durchschnitt = (O + 4W + P) / 6
   
   Bei der Schätzung anhand der Beta-Verteilung handelt es sich um eine vorsichtigere Schätzmethode als bei der in einigen Arbeiten vorgeschlagenen Drei-Punkt-Methode. Denken Sie daran, dass die Schätzmethode, die Sie anwenden, auf der Risikotoleranz Ihres Unternehmens basieren sollte.



7. Bleiben Sie für diejenigen Vorgänge, deren EwW unter dem festgelegten Risikotoleranz-Ausgangspunkt liegt, bei Ihren ursprünglichen Zeitplan- und Kostenschätzungen. Die Risiken sind in diesem Falle gering genug, um keine weitere Zeit für zusätzliche Schätzungen aufzuwenden.
   

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