Der Projektstart
Von Steven P. Blais
Im American Football beginnt das Spiel mit dem Kickoff, dem Anstoß des Balls. Dieser markiert das Ende der Planungs- und Vorbereitungsphase und signalisiert den Start des eigentlichen Spiels, bei dem es ums Gewinnen geht.
Eine Kickoff-Besprechung zu Projektbeginn ist ähnlich. Der Business Case und die Projektcharta wurden erstellt, anfängliche Projektentscheidungen wurden getroffen, Projektsponsoren wurden identifiziert und die Finanzierung ist geklärt, Teammitglieder wurden zugewiesen und das Projektziel sowie die geschäftlichen Zielsetzungen wurden festgelegt. Die Kickoff-Besprechung für das Team aus Projektbeteiligten und technischen Fachkräften dient folgenden Zwecken:
- Vorstellung der Beteiligten.
- Angabe des Produkt- und Projektumfangs.
- Demonstration der Unterstützung des Projekts und der Ergebnisse durch die Unternehmensführung.
- Gibt Aufschluss darüber, was die Projektbeteiligten von den technischen Fachkräften erwarten können und was diese von den Projektbeteiligten erwarten können.
- Markiert den formalen Projektstart.
Das zu Grunde liegende – und primäre – Ziel der Besprechung ist es, dafür zu sorgen, dass alle im Team an einem Strang ziehen und dass alle motiviert und bestrebt sind, das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Besprechung ist möglicherweise das erste und letzte Mal, dass alle Teammitglieder persönlich (oder virtuell) zusammenkommen.
Mit Blick darauf wollen wir einige Verhaltensweisen betrachten, die für Besprechungen typisch sind, und überlegen, was wir tun können, damit alle Teammitglieder die Versammlung in Gewinnerstimmung verlassen.
Zusammenkommen
Stellen Sie sich eine typische Besprechung vor: die Geschäftsleute auf der einen Seite des Tischs, die technischen Fachkräfte auf der anderen. Wenn die Teilnehmer sich zu beiden Seiten des Tischs – ein Niemandsland zwischen ihnen – niederlassen, wird keinerlei Anregung zur Zusammenarbeit überzeugend klingen.
Sorgen Sie dafür, dass das Fachpersonal eher eintrifft und um den Tisch herum Platz nimmt. Verhindern Sie, dass es zusammensitzt. Die Geschäftsleute sind so gezwungen, sich dazwischen zu setzen. Sie werden wahrscheinlich auf ein bestimmtes Maß an Widerstand stoßen, der darin zum Ausdruck kommt, dass die später eingetroffene Gruppe die bereits Sitzenden bittet, Plätze zu tauschen, um zusammensitzen zu können. Betonen Sie bestimmt und höflich, dass die Teilnehmer verteilt sitzen sollten und dass die Besprechung sowieso nicht lange dauern wird.
Jeder fühlt sich nun als Teil eines größeren Teams anstatt als Mitglied einer von zwei Gruppen, die zusammenarbeiten.
Jeder spielt eine Rolle
Oft gibt es Teilnehmer, die aus verschiedenen Gründen nicht an der Besprechung interessiert sind. Dieses Desinteresse breitet sich leicht auf die übrigen Anwesenden aus. Um dies zu vermeiden, sollten Sie sicherstellen, dass alle, die zur Teilnahme aufgefordert werden, eine Rolle im Projekt spielen und diese vor der Besprechung definiert wurde. Gewährleisten Sie außerdem, dass niemand ohne bestimmte Rolle der Versammlung beiwohnt – Zuschauer sind nicht erlaubt.
Um diesen Grundsatz durchzusetzen und die Teamarbeit zu unterstützen, sollten Sie alle Teilnehmer dazu auffordern, wenn sie sich vorstellen, ihre Funktion im Projekt zu nennen, z. B.: „Hallo, ich bin Frau ... und ich werde den Code schreiben.“ „Hallo, ich bin Herr ... aus der Buchhaltung, und ich helfe bei der Festlegung der Anforderungen.“
Trennung des Produkts vom Projekt
Stellen Sie nach der Festlegung der Teamrollen das Problem dar, das mit Hilfe des Projekts gelöst werden soll. Bringen Sie es anhand einer Negativkonstruktion zum Ausdruck: „Wir haben nicht die geeignete Software, um die neue Produktlinie zu unterstützen.“ Diese Äußerung ist schlagkräftiger und direkter ist als die einfache Aussage: „Wir brauchen neue Software für die neue Produktlinie.“
Legen Sie dann die Projektvision dar: „Wir verfügen über ein automatisiertes Support-System, das umfassende Verkäufe im Hinblick auf die neue Produktlinie ermöglicht.“ Bitten Sie einen Geschäftsführer oder einen leitenden Angestellten, diesen kurzen Teil der Besprechung zu präsentieren, um Unterstützung durch die Unternehmensführung zu demonstrieren.
Indem Sie das Problem und dann die Vision vorstellen, präsentieren Sie zunächst das Ziel, das alle anstreben werden, und machen deutlich, dass es darum geht, ein Produkt zu liefern und nicht nur darum, ein Projekt abzuschließen. Darüber hinaus wird das Produkt so vom Projekt getrennt und es werden zunächst einmal Diskussionen über den Zweck des Projekts (das Produkt) ermöglicht. Es sollte keine geben.
Danach kann der Projektmanager auf die Projekteinschränkungen eingehen. Im Wesentlichen sagt der Projektmanager: „Wir werden dieses Produkt bis zu diesem Datum anhand dieser Ressourcen produzieren.“ Es ist nicht nötig bzw. klug, an diesem Punkt das Budget zu erörtern.
Riskantes Geschäft
Im Rahmen der Kickoff-Besprechung spricht der Projektmanager das Thema Risiken für gewöhnlich nur ungern an. Es sind ausschließlich „positive Schwingungen“ und unbeirrbarer Enthusiasmus erlaubt – ohne Gedanken daran, was schiefgehen könnte.
Wenn Sie in Ihrer Rolle als Projektmanager an diesem Punkt eine vorläufige Reihe von Projektrisiken identifiziert haben, sollten Sie diese offen erwähnen. Das Ansprechen von Risiken während der Kickoff-Versammlung hat folgende Vorteile:
- Es demonstriert, dass eine Risikoanalyse durchgeführt wurde.
- Die Bedeutung von Risikomanagement wird demonstriert.
- Die Risiken werden vorgestellt, sodass sich während des Projekts jeder dieser Risiken bewusst ist.
- Bringt alle dazu, über andere Risiken nachzudenken, was das Risikomanagement erleichtert.
Stellen Sie den Prozess vor
Die Startbesprechung ist keine Versammlung zur Prüfung des Projektplans. Wenn Sie wollen, dass alle den Projektplan durchsehen, händigen Sie am Ende der Besprechung jedem Teilnehmer ein Exemplar aus und bitten Sie sie, sich den Plan später durchzulesen.
Bei der Besprechung vor Projektbeginn geht es um den Prozess zur Lösung des Problems, d. h. um den Prozess, der beschreibt, was alle Teammitglieder zu tun haben und wann. Dieser enthält die Informationen dazu, was von jedem Einzelnen erwartet wird und was jeder von den anderen Teammitgliedern erwarten kann. Wenden Sie so viel Zeit wie nötig für die Prüfung des Prozesses auf, der festlegt, wer was wann und mit wem tut. Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Rolle bei der erfolgreichen Umsetzung des Projekts verstehen.
Für viele Teammitglieder kommt dieser Teil der Versammlung einer Überprüfung gleich, da sie Ihnen dabei geholfen haben, den Prozess anhand von Projektstrukturplänen und Aktivitätsdiagrammen darzustellen. Dies ist jedoch der Zeitpunkt, an dem alle zusammen den Prozess bestätigen und ihre Zustimmung zum Ausdruck bringen, dass er Erfolg bringen wird.
Gewinnen Sie Engagement
Eine typische Besprechung vor Projektbeginn endet wie die meisten Besprechungen: Der Projektmanager fordert die Teilnehmer dazu auf, Fragen zu stellen sowie Kommentare abzugeben und jeder hat die Möglichkeit, Einwände vorzubringen. Nachdem bestehende Fragen abgehakt wurden beendet der Projektmanager die Besprechung mit der Rückmeldung, dass die versammelte Gruppe den erfolgreichen Abschluss des Projekts anstrebt. Dieses Bestreben ist jedoch passiv. Der Projektleiter kann so später, wenn ein Problem auftritt, sagen: „Sie hatten Gelegenheit, Bedenken auf der Kickoff-Besprechung vorzubringen.“
Besser ist es, aktiv das Engagement von jedem Teammitglied zu gewinnen. Fragen Sie alle Teammitglieder am Tisch, ob sie bereit sind, mitzumachen: „Frau ..., denken Sie, dass Sie es schaffen werden, den Code innerhalb dieses Zeitrahmens zu schreiben?“ „Herr ..., ergibt das alles Sinn? Können Sie die Buchhaltungsanforderungen für uns zusammenstellen?“ Und so weiter. Diese Verpflichtungen vor Publikum erhöhen die Begeisterung für das Projekt, und diese wird in die Phase der Projektumsetzung weiter getragen. Wenn jemand sich dagegen sträubt, eine persönliche Verpflichtung einzugehen, ist das der geeignete Zeitpunkt, darauf einzugehen und nicht später während des Projekts. Dies kann während der Besprechung diskutiert und geklärt werden oder danach unter vier Augen.
Beenden Sie die Besprechung mit einem Lächeln
Beenden Sie die Besprechung mit einer positiven Absichtserklärung: „Sieht aus, als wären wir auf Erfolgsspur. Packen wir es also an!“ Wie Basketballspieler Bill Walton sagte: „Um zu gewinnen, muss das gesamte Team an einem Strang ziehen.“ Die Besprechung vor Projektbeginn sorgt dafür, dass alle Teammitglieder die gleichen Ziele verfolgen – das ist der erste Schritt, das Spiel zu gewinnen.
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