Was jeder Projektmanager über die Unternehmensanalyse wissen sollte
Von George Bridges
Die zunehmende Verbreitung des Berufs des Unternehmensanalysten hat das Gebiet des Projektmanagements grundlegend verändert. Noch vor wenigen Jahren existierte das Berufsbild des Business Analyst (BA) nicht einmal. Heutzutage setzen immer mehr Unternehmen BAs für die Festlegung der Anforderungen an neue Systeme und Produkte und die Verwaltung des Produktumfangs ein. BAs arbeiten direkt mit Projektmanagern und Projektteams zusammen und das ist richtig so. Ein BA kann den Projektmanager unterstützen und die Erfolgsaussichten eines Projekts erheblich steigern.
Definitionsgemäß verwaltet der Projektmanager (PM) die drei Steuergrößen eines Projekts – Zeit, Kosten und Umfang. Der Produktumfang ist definiert als das, was das Projekt produzieren wird. Die Festlegung des Produkts oder der Dienstleistung, das bzw. die für den Kunden produziert werden soll, wird als Verwaltung des Produktumfangs bezeichnet, und darin besteht die Tätigkeit eines BA. Vor der Beteiligung eines BA waren der PM und die anderen Teammitglieder für die Produktdefinition und die Verwaltung seines Umfangs verantwortlich.
Was ist also unter einem Unternehmensanalysten zu verstehen und wie arbeitet er im Einklang mit einem Projektmanager, um den Projektumfang zu verwalten und zum Projekterfolg beizutragen?
Unternehmensanalyse und die Rolle des Unternehmensanalysten
Das Aufkommen des Berufs des Unternehmensanalysten gründet sich auf die Entstehung einer neuen Berufsvereinigung, dem International Institute for Business Analysis (IIBA). Ähnlich dem Project Management Institute (PMI) hat das IIBA eine Wissenssammlung mit dem Titel „Business Analysis Body of Knowledge“ (BABOK) herausgegeben, die von immer mehr Branchen auf der ganzen Welt akzeptiert wird.
BABOK liefert die Grundlage – oder den Rahmen – für Unternehmen, Methoden zur Verwaltung der Anforderungen genehmigter Projekte gemäß dokumentierten optimalen Branchenverfahren festzulegen. Die BABOK-Sammlung umfasst sechs Wissensgebiete: Unternehmensanalyse, Anforderungsplanung und -management, Anforderungserhebung und -dokumentation, Lösungsbeurteilung und -validierung sowie Anforderungskommunikation. Ein BA ist für die Weiterentwicklung und die Integration dieser Bereiche in Projekte verantwortlich. Kurz gesagt trägt der BA Anforderungen zusammen und analysiert diese, ermittelt und validiert Lösungen und unterstützt die Kommunikation über Anforderungen und Lösungen unter den Projektbeteiligten.
Ein BA analysiert mit Hilfe von Informationstechnologie Geschäftsbedürfnisse, um die Geschäftsprobleme eines Unternehmens zu identifizieren, und schlägt Lösungen vor, die den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht werden. Den wertvollsten Beitrag leistet der BA wohl während der Anforderungsplanungs- und -managementphase und der Phase der Anforderungskommunikation. Der Produktplan, die Definition der zum Abschluss der Arbeiten benötigten Ressourcen, die Risikobewertung und der Prozess zum Management von Anforderungsänderungen sind Bestandteile der Anforderungsplanungs- und -managementphase. Die Phase der Anforderungskommunikation ist durch das Wechselspiel mit allen anderen Phasen des Projekts gekennzeichnet und umfasst Gespräche mit Projektbeteiligten, die Durchführung von Gruppentreffen und Umfragen und die Übermittlung der Ergebnisse der Anforderungsanalyse an die Projektbeteiligten. Die beiden beschriebenen Phasen erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus jedes Projekts.
Darüber hinaus ist der BA während der Projektdauer in zwei Bereichen tätig. Der erste Bereich beinhaltet die Definition des Problems und das Erzielen einer Einigung innerhalb des Unternehmens, was genau das Problem ist. Der zweite Bereich umfasst die Festlegung der genauen Lösung und die Einigung auf diese Lösung seitens der Projektbeteiligten. Die Arbeit in diesen beiden Bereichen erfolgt im Rahmen der Erhebung der Anforderungen der Projektbeteiligten, wird jedoch während des Projekts fortgesetzt, da klarere Ideen möglicherweise in einer detaillierteren Beschreibung des Problems und der vorgeschlagenen Lösung resultieren.
Unternehmensanalyse
Der BA sollte in die frühen Phasen eines Projekts einbezogen werden, noch bevor ein Projektmanager zugewiesen wird. In der Phase vor dem Projekt, der Unternehmensanalyse-Phase, definiert und erstellt der BA den Business Case, der die finanzielle und fachliche Rechtfertigung des Projekts darstellt.
Anforderungsplanung und -management
Während der Anforderungsplanungs- und -managementphase wird der sämtlichen Aufgaben in Verbindung mit der Verwaltung der Produktanforderungen zu Grunde liegende Plan ausgearbeitet und erstellt. Bei diesem Anforderungsplan handelt es sich um den Produktplan, nicht zu verwechseln mit dem Projektplan. Der Produktanforderungsplan wird Bestandteil des Projektplans und wird während des Projekts vom BA verwaltet.
Nach dem Projektbeginn verwaltet der BA die Produktanforderungen weiter, den Prozess zum Managament von Anforderungsänderungen eingeschlossen. Der BA arbeitet für den PM und stellt im Laufe des Projekts regelmäßig aktuelle Informationen für den PM bereit. Er wird Teil des größeren Projektteam, die Verantwortung für das Projekt verbleibt jedoch beim PM.
Anforderungserhebung
Die primäre Rolle des BA während der Phase der Anforderungserhebung besteht darin, die Anforderungen des Unternehmens, der Benutzer und der Unternehmensführung in einem Anforderungsdokument zusammenzufassen. Der BA muss sämtliche Anforderungen im Hinblick auf das Produkt oder die Dienstleistung ermitteln, das bzw. die am Ende des Projekts bereitgestellt werden soll. Der BA muss also alle Anforderungen der wichtigsten Projektbeteiligten extrahieren – identifizieren, verstehen und abklären – und daraufhin dokumentieren. Die Erhebung erfolgt mittels der Durchführung von Befragungen, der Organisation und Veranstaltung von Workshops und der Analyse von Dokumenten. Die Planung und Verwaltung dieser Tools unterliegen der Leitung des BA.
Anforderungsanalyse und -dokumentation
Nach der Zusammenstellung der Anforderungen der Projektbeteiligten muss der BA diese auf Genauigkeit, Vollständigkeit, Eindeutigkeit und Realisierbarkeit prüfen. Das primäre Tool des BA während dieser Phase ist die Geschäftsprozessmodellierung. Die Geschäftsprozessmodelle helfen dem BA, die Vorstellungen des Kunden, seine detaillierten Bedürfnisse und Anforderungen, bis ins letzte Detail zu klären und zu definieren. Häufig dienen die Modelle dieser Analyse als Grundlage für die Anforderungsdokumentation.
Lösungsbeurteilung und -validierung
Der BA muss über technische Möglichkeiten im Bilde sein und Projektbeteiligten Optionen zur Lösung ihrer Probleme bieten. Aber: Lösungen muss nicht nur identifiziert, sondern darüber hinaus unter Berücksichtigung der Benutzeranforderungen validiert werden. Der BA muss prüfen, ob eine Lösung in geschäftlicher, technischer und politischer Hinsicht realisierbar ist. Des Weiteren muss er, was die Lösung anbelangt, eine Atmosphäre der Dringlichkeit schaffen, damit das Unternehmen den Zeitrahmen einhält und die Projektziele erreicht.
Anforderungskommunikation
Die letzte und womöglich wichtigste Funktion eines BA ist Kommunikation. Der BA muss mit den Mitarbeitern aus dem Geschäftsprozessbereich, den technischen Fachkräften, den Entscheidungsträgern der Führungsebene und den Sponsoren kommunizieren. Die Kommunikation mit derart verschiedenen Gruppen will gut geplant und organisiert sein. Wie der BA mit jeder Gruppe kommuniziert, unterscheidet sich hinsichtlich Methode, Ansatz und Technik. Z. B. ist die Kommunikation mit dem gehobenen Management oder die Abzeichnung mit Projektbeteiligten formaler Natur. Das Zusammentragen der Anforderungen kann jedoch anhand zwangloserer, informellerer Kommunikationsmethoden erfolgen, wie z. B. E-Mail-Nachrichten, Telefonanrufe und kleine Gruppentreffen.
Fazit
Die Unternehmensanalyse ist ein neuer Beruf. Die meisten Projektmanager sind sich nicht einmal bewusst, dass ein Unternehmensanalyst ihnen die Verwaltung der Produktanforderungen abnehmen kann. Die zunehmende Verbreitung und Weiterentwicklung des Berufs des Unternehmensanalysten ist jedoch Teil einer stillen Revolution, die sich gegenwärtig in Unternehmen auf der ganzen Welt vollzieht. Das Gebiet der Unternehmensanalyse wächst rasant und hat einen umfassenden, positiven Einfluss auf Projektteams. Der zukünftige Erfolg von Projekten steht auf dem Spiel. Alle Projektmanager mittelgroßer bis großer Projekte sollten die Aufnahme eines BA ins Projektteam in Erwägung ziehen. Unternehmensanalysten spielen heute bei allen erfolgreichen Projekten eine maßgebliche Rolle. |