Zeitung optimiert Projektmanagement, erzielt Compliance und steigert Effizienz




Überblick
Land oder Region: USA, Branche: Medien und Unterhaltung –
Zeitungsverlag

Kundenprofil
Mit 900 Beschäftigten ist Milwaukee Journal Sentinel die größte Zeitung in Wisconsin. Das Journal ist sowohl online als auch als Druckversion erhältlich und wird täglich veröffentlicht. Außerdem gibt es eine Sonntagsausgabe.

Geschäftssituation
Das Journal verfügt über eine dezentrale Projektmanagementstruktur und war auf der Suche nach einer einfachen, speziell an seine Bedürfnisse angepassten Projektmanagementlösung.

Lösung
Im Januar 2007 implementierte das Journal die Microsoft®-Office- Lösung Enterprise Project Management (EPM) zur Unterstützung seines unternehmensweiten Projekt-Workflow-Managements. Die EPM-Lösung wurde im Mai 2007 eingeführt und wird gegenwärtig von über 60 Anwendern genutzt.

Vorteile

• Optimiert das gesamte Arbeitsmanagement
• Ermöglicht ein kosteneffizientes Projektmanagement
• Steigert die Mitarbeiterproduktivität
• Reduziert den Zeitaufwand für die Compliance-Berichterstattung
• Ausbau des Wettbewerbsvorteils

Das Milwaukee Journal Sentinel (Journal) ist die führende Zeitung in Milwaukee, Wisconsin. Das Journal beschäftigt 900 Mitarbeiter und verfügt über eine breite Leserschaft in Wisconsin. Das Unternehmen setzt auf dezentrales Projektmanagement anhand funktionaler Einheiten für verschiedene Kompetenzen. Diese Struktur hat für das Projektbüro (PB) einen Mangel an Transparenz im Hinblick auf unternehmensweite Projekte zur Folge. Um Abhilfe zu schaffen, implementierte das PB die Microsoft®-Office-Lösung Enterprise Project Management(EPM), eine Investition, die sich in kürzester Zeit ausgezahlt hat. Die EPM-Lösung hat das gesamte Arbeitsmanagement optimiert, Transparenz und Verantwortlichkeit geschaffen, die Mitarbeitereffizienz und -beteiligung gesteigert, die Compliance-Berichterstattung vereinfacht und das Journal dabei unterstützt, seinen Wettbewerbsvorteil in der Nachrichtenbranche auszubauen.

Geschäftssituation
Milwaukee Journal Sentinel (Journal),die größte Zeitung in Wisconsin, ist sowohl als Druck- als auch als Online-Version erhältlich. Das Unternehmen mit Sitz in Milwaukee beschäftigt 900 Mitarbeiter und hat eine Auflage von 217.000 Exemplaren pro Tag sowie 384.000 Exemplaren am Sonntag. Es weist eine funktionale Struktur auf, mit Gruppen für die verschiedenen Kompetenzbereiche, wie z. B. IT, Berichterstattung, Finanzen und Werbung.

Das zweiköpfige Projektbüro-Team (PB) ist für die unternehmensweite Projektleitung verantwortlich und Teil der 40-köpfigen IT-Abteilung. Das Projektmanagement ist dezentralisiert, wobei viele Mitarbeiter außerhalb des PB neben ihrer eigentlichen Funktion als Projektmanager tätig sind. „Bis ein strukturierteres Konzept eingeführt wurde, war das Projektmanagement sehr unzusammenhängend“, so Jeffrey Roe, Manager, IT PMO, Milwaukee Journal Sentinel. „Der Erfolg eines Projekts wurde davon bestimmt, wer es leitete – mal hing er von firmenpolitischen Faktoren ab, mal von den Kompetenzen der jeweiligen Person. Es war reine Glückssache.“

Das Journal bearbeitet in der Regel zwölf bis 15 Projekte gleichzeitig, mit Budgets von 5.000 bis 2 Millionen US-Dollar. In der Vergangenheit verwendete das Unternehmen die Tabellenkalkulationssoftware Microsoft® Office Excel® 2003 zur Nachverfolgung von Projekten. „Wir druckten ein Diagramm aus, welches unseren gesamten Projektplan darstellte. Jede Abteilung hatte ihre eigenen Dokumente, die nie gesammelt, zusammengefasst oder aufbewahrt wurden“, erklärt Roe. „Aktuelle Informationen wurden verbreitet, indem wir zahlreiche Meetings abhielten. Trotz alledem gab es Kommunikationsprobleme, und die neuesten Informationen wurden im Rahmen der verschiedenen E-Mail-Nachrichten nicht übermittelt.“”

Das Journal benötigte kein umfangreiches und kompliziertes Projektmanagementsystem, sondern eine einfache Lösung, die das Unternehmen beim Management des gesamten Arbeitsablaufs unterstützt. Darüber hinaus sollte die Lösung Konsistenz bei der abteilungsübergreifenden Leitung von Projekten sowie ein hohes Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit gewährleisten. Außerdem war es das Ziel des Journal, die Mitarbeitereffizienz zu steigern, die allgemeine Genauigkeit der Informationen zu verbessern, die vorgeschriebene Compliance-Berichterstattung zu erleichtern und seinen Wettbewerbsvorteil in der Nachrichtenbranche auszubauen.

Lösung
Im November 2006 evaluierte das PB verschiedene Projektmanagementlösungen, darunter Clarity und extern gehostete Services, und gelangte zu der Entscheidung, dass die Microsoft-Office-Lösung Enterprise Project Management (EPM) für das Unternehmen am besten geeignet ist. „Wir wählten die EPM-Lösung aufgrund ihrer hohen Integrierbarkeit mit anderen Microsoft-Produkten, ihrer Kosteneffizienz im Rahmen des Lizenzprogramms Enterprise Agreement und der Erfahrung unserer Mitarbeiter im Umgang mit Microsoft-Technologie, was die Einarbeitungszeit verkürzte und sich positiv auf die Akzeptanz auswirkte“, führte Roe aus.

Im Januar 2007 implementierte das PB die EPM-Lösung, indem es Microsoft Office Project Server 2007 und Microsoft Office Project Professional 2007 installierte. Der Produktivstart erfolgte am 1. Mai 2007. „Wir haben uns den Projektplan angesehen und ausgehend von der Größe unseres Unternehmens und unseren Ansprüchen entschieden, die Installation und Konfiguration der EPM-Lösung selbst vorzunehmen. Wir benötigten Hilfe bei der Beantwortung bestimmter Fragen, doch im Großen und Ganzen hatten wir bis zur Prüfung durch unsere technischen Ansprechpartner bei Microsoft alles zum Laufen gebracht“, berichtet Roe. Office Project Server 2007 bietet Projektmanagern eine Reihe von Tools für die effiziente Verwaltung von Projekten jeder Größe, einschließlich der korrekten Zuweisung von Mitarbeitern, Kosten und Materialien, und verwendet die Clients Office Project Professional 2007 und Microsoft Office Project Web Access.

Das PB bot kurze Schulungseinheiten für Nutzer an. „Das Training nahm nur wenig Zeit in Anspruch, da wir uns auf das Notwendigste konzentrierten“, so Roe. „Unsere Mitarbeiter mussten sich nicht von Anfang an mit allen Elementen vertraut machen. Stattdessen lag der Schwerpunkt auf den mit Hilfe der Lösung erstellten Websites sowie den Arbeitszeiterfassungsbögen. Im Laufe der Zeit sind weitere Aspekte hinzugekommen, während wir die Lösung auf komplexere Projekte angewendet haben.“ Dieser praktische Ansatz kennzeichnete die gesamte Implementierung der EPM-Lösung durch das PB-Team. „Wir wählten eine optimierte Implementierungsmethode. Wir richteten unseren Fokus auf das, was das Unternehmen benötigte, um Projekte besser zu leiten, und setzten die EPM-Lösung mit diesem Ziel vor Augen ein“, erläutert Roe.

Mittlerweile nutzen über 60 Mitarbeiter die EPM-Lösung, und das Unternehmen setzt Office Project Web Access in großem Umfang ein. Das PB geht davon aus, dass weitere Anwender hinzukommen werden, da neue Projekte die Beteiligung einer steigenden Anzahl von Mitarbeitern erfordern. Das Journal verfügt zudem über eine Microsoft-Office-SharePoint®-Server-2007-Umgebung, die eng mit der EPM-Lösung integriert ist.

Vorteile
Das Milwaukee Journal Sentinel hat die Microsoft-Office-Lösung Enterprise Project Management schnell und kosteneffizient implementiert und sofort von ihrer Installation profitiert. Die EPM-Lösung hat das unternehmensweite Projektmanagement optimiert, die Mitarbeitereffizienz gesteigert sowie den Zeitaufwand für die Compliance-Berichterstattung reduziert und das Journal beim Ausbau seines Wettbewerbsvorsprungs in der Nachrichtenbranche unterstützt.

Optimierung des gesamten Arbeitsmanagements
Die EPM-Lösung hilft dem Journal bei der allgemeinen Steuerung seines Workflows und der Steigerung der Effizienz. „Die EPM-Lösung erfasst zahlreiche Kennzahlen. Wir können jetzt genau nachverfolgen, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nutzen, und wichtige Fragen beantworten, wie: Wenden sie angemessen viel Zeit für das Projekt auf, bietet es einen großen Nutzen und ist es sinnvoll?“, erklärt Roe.

Auf detaillierterer Ebene optimieren die sofort nutzbaren Funktionen der EPM-Lösung den Workflow des Unternehmens und machen es den Beschäftigten einfacher, schnell Zugang zu Projekten zu erhalten und zu ihnen beizutragen. „Wir nutzen den Datenanalyse-Cube, um Projekte und Arbeitszeiterfassungsbögen der Mitarbeiter nachzuverfolgen. Uns gefällt vor allem, wie bei Daten, die vom Cube nach Office Excel exportiert werden, die Verbindung zurück zum Office-Project-Server-2007-Cube bestehen bleibt, sogar wenn das Arbeitsblatt in einer E-Mail-Mitteilung an Mitarbeiter versendet wird“, fügt Roe. hinzu

Bevor das Journal die EPM-Lösung implementierte, wurden Projekte dezentral organisiert, und genaue Informationen waren nur schwer auffindbar. Die EPM-Lösung liefert die Struktur, um wertvolle Daten unternehmensweit zu erstellen, zu verwalten, nachzuverfolgen und aufzurufen. „Die EPM-Lösung sorgt für hohe Transparenz bei ausgewählten Projekten. Wir können Anliegen von Mitarbeitern sofort nachvollziehen, wissen, welche Ressourcen benötigt werden und haben den vorgesehenen Zeitplan im Blick, den wir so vom Anfang bis zum Ende überwachen können“, so Roe.

Die EPM-Lösung hilft dem Journal dabei, alle Projektinformationen miteinander zu verbinden und so neue Ziele besser zu definieren. „Die EPM-Lösung ermöglicht es unter anderem, die Belange der jeweiligen Abteilung und des Unternehmens besser zu verstehen. Die Art, wie wir über uns selbst sprechen, hat sich verändert – wir klassifizieren Aktivitäten jetzt richtig, was eine bessere Steuerung des Workflows zur Folge hat“, merkt Roe an.

Kosteneffizientes Projektmanagement Den Mitgliedern des IT-Teams ist es gelungen, die EPM-Lösung selbst zu installieren und den nächsten Reifegrad im Projektmanagement zu erzielen. „Auf einer Skala von 1 bis 5 liegen wir bei 2,5 mit Tendenz zu 3,0. Wir werden wahrscheinlich nie eine 4 erreichen, was in der Art unseres Unternehmens begründet liegt, doch die EPM-Lösung wird unseren Bedürfnissen gerecht“, fügt Roe hinzu. „Auf einen Blick wissen wir genau, woran das Unternehmen gerade arbeitet und wie viel Zeit aufgewendet wird, und wir können den allgemeinen Nutzen der Projekte nachvollziehen.“ Der Implementierungsansatz des Journal war an die spezifischen Umstände angepasst, damit das PB konkrete Ergebnisse erzielte. „Die Microsoft-Office-Lösung EPM hat sich in weniger als einem Jahr vielfach bezahlt gemacht. Dank ihrer Flexibilität konnten wir die Lösung in unserem Unternehmen implementieren und sofort von ihrem Einsatz profitieren“, erklärt Roe.

Ein wichtiger Vorteil der EPM-Lösung ist, dass sie keinen hohen Zeitaufwand seitens des PB erfordert. „Für die Verwaltung der EPM-Lösung benötigen wir nicht mehr als sechs bis sieben Stunden im Monat. Seitdem sie konfiguriert wurde und sich im Einsatz befindet, ist das Management des Projektcenters ein Kinderspiel“, so Roe weiter.

Gesteigerte Mitarbeitereffizienz
Mit dem alten System konnte das Unternehmen nicht genau nachvollziehen, wie die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit nutzten. Die Funktion ‚Arbeitszeiterfassungsbogen‘ der EPM-Lösung bietet im Handumdrehen Zugriff auf diese Informationen. „Wir haben eine Menge wichtiger Erkenntnisse gewonnen, als wir damit begannen, die Arbeitszeit des IT-Personals nachzuverfolgen. Wir verbrachten zu viel Zeit mit sogenannten administrativen Aufgaben, statt mit Projekt- oder Wartungsarbeiten“, führt Roe aus. „Mit den Arbeitszeiterfassungsbögen der EPM-Lösung und der damit einhergehenden Transparenz konnten wir die von den Mitarbeitern für administrative Aufgaben aufwendete Zeit im Vergleich zum vergangenen Jahr um zehn Prozent reduzieren.”

Darüber hinaus hat die von der EPM-Lösung geschaffene Transparenz zu einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität geführt. „Die aufgewendete Zeit kann jetzt nachverfolgt werden. Die EPM-Lösung sorgt für ein hohes Maß an Transparenz, was wiederum in effizienterem Arbeiten resultiert. Die Mitarbeiter sind bestrebt, Projekte schneller abzuschließen, da ihr Name öffentlich mit diesen verknüpft ist“, fügt Roe hinzu. Des Weiteren erhöht die EPM-Lösung die Produktivität, indem sie es Mitarbeitern einfacher macht, einen Beitrag zu leisten. „In unserem Unternehmen haben alle, die an einem Projekt arbeiten, außerdemihre ‚normalen Aufgaben‘ zu erfüllen. Die Einbeziehung des Projektmanagementprozesses in den Arbeitsablauf mittels der EPM-Lösung erleichtert es den Mitarbeitern, zu finden, wonach sie suchen, einen persönlichen Beitrag zu leisten und zu ihren regulären Tätigkeiten überzugehen“, fügt Roe hinzu.

Des Weiteren hilft die EPM-Lösung den Projektmanagern, Zeit zu sparen, da sie dank verlässlicher Informationen, die zeitaufwändige Nachkontrollen überflüssig machen, unkompliziert Projekte bekannt geben, prüfen und darauf zugreifen können. „Die Transparenz und Verlässlichkeit der von der EPM-Lösung bereitgestellten Informationen hat viel Zeit gespart. Wir brauchen nicht mehr zu raten, wo sich ein Dokument befindet oder ob es noch aktuell ist“, erklärt Roe.

Zeitersparnis bei Compliance-Berichterstattung
Das Journal muss vorgeschriebene Berichtsperioden einhalten, insbesondere die im Sarbanes-Oxley-Act 2002 vorgesehenen Zeiträume. Die EPM-Lösung hat die Genauigkeit der Berichte verbessert und die für die Erstellung der Berichte benötigte Zeit reduziert. „Vor der Implementierung der EPM-Lösung stellte es eine große Herausforderung dar, alle erforderlichen Unterlagen für unsere internen und externen Wirtschaftsprüfer bereitzustellen. Jetzt haben wir alles jederzeit zur Hand. Wenn ein Wirtschaftsprüfer Informationen zu einem bestimmten Projekt benötigt, können wir ohne Probleme auf sämtliche Dateien zugreifen“, merkt Roe an. Diese Funktion vereinfacht und beschleunigt die Berichterstattung, wodurch Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung haben. „Wir reichen vorgeschriebene Quartalsberichte über unsere IT-Kontrollen ein. Letztes Jahr nahm das Prüfverfahren drei Monate in Anspruch. Mit der EPM-Lösung dauerte es nur drei Wochen. Darüber hinaus konnten wir die Genauigkeit der Berichte verbessern“, so Roe.

Ausbau des Wettbewerbsvorsprungs
Das Journal ist stets auf der Suche nach Möglichkeiten, sich als Unternehmen weiterzuentwickeln und seine Position als führender Nachrichtenanbieter in Milwaukee zu weiter zu festigen. „Die Zeitungsbranche ist durch einen starken Konkurrenzdruck gekennzeichnet, und die EPM-Lösung hat uns Tools zur Verfügung gestellt, die es uns ermöglichen, effizienter zu arbeiten und wettbewerbsfähig zu bleiben“, führt Roe aus. „Wir können Projekte schneller zum Abschluss bringen, Rechenschaft über unsere Arbeitszeit ablegen und mehr Unterstützung für das Unternehmen als Ganzes bereitstellen.“

Microsoft Office System
Microsoft Office ist die in der Geschäftswelt bevorzugte Umgebung für das Arbeiten mit Informationen. Sie stellt Programme, Server und Dienste bereit, anhand welcher Sie Informationen erfolgreich einsetzen können.

Weitere Informationen über Microsoft Office finden Sie unter: www.office.microsoft.com

Weitere Informationen über die Microsoft-Office-Lösung EPM erhalten Sie unter: www.office.microsoft.com/epmsolution

Weitere Informationen
Weitere Informationen über Microsoft-Produkte und -Dienstleistungen erhalten Sie vom Microsoft Sales Information Center unter der Rufnummer (800) 426-9400 bzw. vom Microsoft Canada Information Centre in Kanada unter (877) 568-2495. Kunden, die gehörlos oder hörgeschädigt sind, erreichen den Texttelefondienst (TTY/TDD) von Microsoft unter (800) 892-5234 in den USA oder unter (905) 568-9641 in Kanada. Außerhalb der USA und Kanadas wenden Sie sich bitte an die nächstgelegene Microsoft-Niederlassung. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter:
www.microsoft.com

Weitere Informationen über die Produkte und Dienstleistungen von Milwaukee Journal Sentinel erhalten Sie unter der Rufnummer (414) 224-2899 oder im Internet unter:
www.jsonline.com

Software und Dienstleistungen

• Microsoft Office
  - Microsoft Office Project Professional 2007
  - Microsoft Office Project Server 2007
  - Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Technologies
  - Microsoft Office Project Web Access

Diese Fallstudie dient nur zu Informationszwecken. MICROSOFT SCHLIESST FÜR DIESE ZUSAMMENFASSUNG JEDE AUSDRÜCKLICHE ODER STILLSCHWEIGENDE GEWÄHRLEISTUNG AUS.