Was ist neu in Microsoft Project 2007? Vorteile des Upgrades von Microsoft Project 2000/2003 auf Microsoft Project 2007



Zusammenfassung:
Dieses Whitepaper enthält einen Überblick über die wichtigsten neuen Funktionen des Projektmanagement-Tools Microsoft Office Project 2007, das höhere Leistungsfähigkeit und eine benutzerfreundlichere Bedienung bietet. Das Dokument besteht aus drei Abschnitten: Planung, Kommunikation sowie Nachverfolgung und Analyse. Erfahren Sie mehr über neue Funktionen wie „Rückgängigmachen mehrerer Ebenen“, „Änderungshervorhebung anzeigen“ oder „Vorgangstreiber“ und lernen Sie, wie diese Tools Ihre Effektivität als Projektmanager steigern können.

Planung
Dank der neuen und verbesserten Tools von Microsoft Project 2007, wie z. B. dem Projektberater, der Hilfe, den Vorlagen, Vorgangstreibern und der Funktion „Rückgängigmachen mehrerer Ebenen“ ist die schnelle und unkomplizierte Erstellung von Projektplänen jetzt noch einfacher und effektiver. Wollten Sie schon immer wissen, welche Faktoren Einfluss auf den Anfangstermin eines Vorgangs in Ihrem Plan haben? Nutzen Sie jetzt das neue Tool „Vorgangstreiber“, das Informationen zu den Faktoren bereitstellt, die den Anfangstermin eines beliebigen Vorgangs oder Meilensteins beeinflussen. Sie möchten einen Plan erstellen, ohne sich darüber Sorgen zu machen, wie sich das Hinzufügen neuer Informationen auswirken wird? Mit der Funktion „Rückgängigmachen mehrerer Ebenen“ können Sie bedenkenlos planen und sämtliche Änderungen wieder rückgängig machen.

Verbesserter Projektberater
Der Projektberater ist ein interaktives Tool, das Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Projekterstellung, Vorgangs- und Ressourcenverwaltung, Überwachung des Projektfortschritts und Erstellung von Berichten über Projektinformationen bereitstellt. Der individuell anpassbare Projektberater wurde verbessert, um Projektmanagern die Navigation durch den Projektmanagementprozess zu erleichtern. Es besteht jetzt z. B. die Möglichkeit, im Anschluss an den Projektmanagementprozess Tools wie einen Link zu den erstellten Masken hinzuzufügen.

Verbesserte Hilfe
Microsoft Project 2007 stellt Unterstützung für Anfänger bis hin zu erfahrenen Benutzern bereit. Es umfasst ein robustes Hilfe-Suchmodul, Smarttags und Assistenten. Zu den Verbesserungen zählt außerdem der Online-Zugriff auf Schulungskurse, Vorlagen, Artikel und andere Hilfe-Ressourcen.

Verbesserte Vorlagen
Die zusätzlichen Vorlagen in Office Project 2007 und die kostenlosen Vorlagen zum Herunterladen unter Microsoft Office Online erleichtern die Projekterstellung und helfen, Zeit zu sparen. Darüber hinaus ist es möglich, benutzerdefinierte Vorlagen zu erstellen, um ein höheres Maß an Konsistenz und Standardisierung innerhalb einer Organisation zu gewährleisten.

Neu! Vorgangstreiber
Da es diese Funktion in den früheren Versionen nicht gab, war die Ermittlung der Faktoren, die Einfluss auf einen Vorgang haben, sehr mühsam. Vorgangstreiber erlauben nun die Nachverfolgung von Problemursachen, indem sie Informationen zu den Faktoren bereitstellen, die den Anfangstermin eines Vorgangs beeinflussen. Beispiele für mögliche Vorgangstreiber sind Vorgänger, Einschränkungen, der Projektanfangstermin und Ausnahmen im Kalender. Beim Hinzufügen von Informationen können Sie Vorgangspläne beeinflussende Faktoren jetzt einfach ermitteln, indem Sie eine Kette von Faktoren zurückverfolgen, um so die Ursache einer bestimmten Verzögerung ausfindig zu machen.

Neu! Rückgängigmachen mehrerer Ebenen
Dies ist eine Funktion der neuen Version, auf die viele Nutzer gewartet haben. Anhand der Funktionen „Rückgängigmachen“ und „Wiederholen“ lässt sich leicht mit verschiedenen Szenarien experimentieren, z. B können Sie Ressourcen neu zuordnen und die Projektdauer sowie Abhängigkeiten ändern. Die Funktion „Rückgängigmachen mehrerer Ebenen“ kann auf die Änderung von Ansichten, Daten, Optionen etc. angewendet werden. Außerdem können Sie Aktionen oder Aktionsgruppen von Makros rückgängig machen, um verschiedene Szenarien zu testen und so die Auswirkungen sämtlicher Änderungen nachzuvollziehen.

Kommunikation
Egal, ob es um die Kommunikation mit Teammitgliedern, Führungskräften oder Projektkunden geht – mit den neuen Kommunikationstools von Microsoft Project 2007 können benutzerdefinierte Berichte in zahlreichen Formaten erstellt werden, die den Bedürfnissen der Projektbeteiligten gerecht werden.

Verbesserte Ansichten
Dank der Weiterentwicklung der Kalenderbenutzeroberfläche und der neu hinzugefügten d r e i d i m e n s i o n a l e n Balkendiagramme können visuell noch wirkungsvollere Berichte erstellt werden.

Neu! Visuelle Hervorhebungen
Anhand der Funktion zur Änderung der Hintergrundfarbe einer Zelle können Projektmanager bestimmte Zellen hervorheben, um zusätzliche Informationen zu vermitteln. Diese beliebte Funktion ist von Microsoft Excel bekannt, war in früheren Versionen von Microsoft Project jedoch nicht vorhanden. Bislang musste die Schriftfarbe geändert werden, um diesen Effekt zu erzielen.

Neu! Grafische Berichte
Die Funktion „Grafische Berichte“ erstellt mithilfe von Microsoft Office Excel und Microsoft Office Visio Professional Tabellen, Grafiken und Diagramme, die auf Daten aus Office Project basieren. Benutzer können individuelle Berichtsvorlagen erstellen oder aus einer Liste von anpassbaren, gebrauchsfertigen Vorlagen wählen und diese daraufhin mit anderen Office- Project-Anwendern austauschen. In früheren Versionen waren zahlreiche Schritte notwendig, um Projektdaten zu exportieren und daraufhin grafische Berichte mit Hilfe anderer Anwendungen zu erstellen.

Nachverfolgung und Analyse
Mit Microsoft Project 2007 steht Managern ein effektiveres Tool zur Verfügung, um Änderungen zu verwalten und die planmäßige Umsetzung von Projekten sicherzustellen. Änderungshervorhebungen sind ein leistungsfähiges neues Tool, um die Auswirkungen einer Änderung auf den gesamten Plan besser nachzuvollziehen. Das Feld „Budget“ erlaubt die Zuordnung von Budgets zu Projekten und Programmen von oben nach unten. Darüber hinaus können Manager wichtige projektspezifische Metriken berechnen und verfolgen, indem sie auf ihren eigenen Formeln basierende, benutzerdefinierte Felder festlegen.

Neu! Änderungshervorhebungen
Im Gegensatz zu früheren Versionen, bei denen zwei Kopien der Datei verglichen werden mussten, können anhand dieser neuen Funktion Änderungen ganz einfach nachvollzogen werden. In Microsoft Project 2007 werden automatisch alle Elemente hervorgehoben, die sich aufgrund der letzten Änderung verschoben haben. Das bedeutet, dass Benutzer jetzt die Auswirkungen einer Änderung auf den gesamten Plan nachvollziehen und dann entscheiden können, ob sie die Änderung beibehalten oder rückgängig machen wollen.

Neu! Finanzen steuern
Das Feld „Budget“ erlaubt die Zuordnung von Budgets zu Projekten und Programmen von oben nach unten. Die neue Ressourcenart „Kostenressourcen“ ermöglicht die bessere Schätzung und Nachverfolgung von Kosten. Eine weitere Erweiterung der Kostenressource sind zusätzliche vordefinierte Felder, die den finanzbezogenen Feldern zugeordnet sind, die in P r o j e k t b u c h h a l t u n g s s y s t eme n nachverfolgt werden.

Verbesserte, flexible Nachverfolgung und Analyse von Projekten
Wichtige projektspezifische Metriken können durch das Festlegen benutzerdefinierter, auf Formeln basierender Felder berechnet und verfolgt werden. Grafische Indikatoren weisen darauf hin, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Fazit
Dies sind die wichtigsten neuen Funktionen, die Project 2007 zu einem leistungsfähigen und benutzerfreundlichen Tool für die Projektplanung, -überwachung und -kommunikation machen. Die Planungsfunktionen, darunter der Projektberater, die Hilfe, Vorlagen und Vorgangstreiber, versetzen Manager in die Lage, Projekte erfolgreich durchzuführen und abzuschließen. Darüber hinaus können sie mithilfe der verbesserten Kommunikationstools Teammitglieder, Führungskräfte und Projektkunden anhand von benutzerdefinierten Berichten auf dem Laufenden zu halten. Die Verwaltung von Änderungen und die planmäßige Projektumsetzung werden durch Änderungshervorhebungen, die Budget-Funktion und die Möglichkeit zum Festlegen benutzerdefinierter Felder erleichtert. Außerdem können jetzt in jeder Phase des Projektzyklus anhand der Funktion „Rückgängig machen mehrerer Ebenen“ verschiedene Szenarien durchgespielt werden. Microsoft Office Project 2007 bietet Ihnen alle Tools, die Sie benötigen, um Ihre Produktivität als Projektmanager zu steigern.

Über den Verfasser:
Keith Wilson ist als Mitglied der Geschäftsführung und leitender Berater für Project Management Practice Inc. tätig. www.pmpractice.com