¿Qué es lo nuevo de Microsoft Project 2007? Ventajas y beneficios de actualizar Microsoft Project 2000/2003 a Microsoft Project 2007



Resumen:
Este informe resalta las nuevas características clave de Microsoft Office Project 2007 y explica por qué es una herramienta de gestión de proyectos más potente y fácil de usar. El documento está dividido en tres partes: planificación, comunicación, y seguimiento y análisis. Aprenda sobre nuevas herramientas como “anulación de nivel múltiple”, “mostrar cambios resaltados” o “controladores de tarea” y descubra cómo estas y otras herramientas le permitirán mejorar su eficiencia como administrador de proyectos.

Planificación
Las nuevas y mejoradas herramientas de Microsoft Project 2007, como la guía de proyecto, la ayuda, las plantillas, los controladores de tareas y la anulación de nivel múltiple, le permitirán configurar planes de proyectos con mayor rapidez y facilidad. ¿Alguna vez se preguntó de qué factores dependen las fechas de inicio de las tareas en su plan? Ahora puede aprovechar los beneficios de la nueva herramienta “Controladores de tarea”, que realiza un seguimiento del origen de los factores que afectan la fecha de inicio de cualquier tarea o hecho significativo en un proyecto. ¿Alguna vez deseó planificar sin preocuparse por el impacto de agregar nueva información? Ahora, con la anulación de nivel múltiple, usted puede planificar con la tranquilidad de saber que puede deshacer cualquier agregado de información que haga en su plan.

Guía de proyecto mejorada
La guía de proyecto es un asistente interactivo y pormenorizado que ayuda a definir proyectos, administrar tareas y recursos, realizar el seguimiento del estado y generar informes de los proyectos. Esta guía se ha mejorado para que los administradores de proyectos puedan desenvolverse con facilidad en todo el proceso de gestión, y se puede personalizar para adaptarla a metodologías diferentes. Por ejemplo, ahora es posible incluir herramientas tales como vínculos a los formularios elaborados durante el proceso de gestión de proyectos.

Ayuda mejorada
Microsoft Project 2007 brinda asistencia tanto a los usuarios nuevos como a los experimentados. Incluye un potente motor de búsqueda de ayuda, etiquetas inteligentes y asistentes, y también acceso a través de Internet a cursos de capacitación, plantillas, artículos y otros recursos de ayuda.

Plantillas mejoradas
Con las nuevas plantillas de Office Project 2007 y las plantillas que pueden descargarse gratis del sitio Microsoft Office Online, iniciar un proyecto es más fácil y se ahorra tiempo. Usted también puede crear sus propias plantillas personalizadas para garantizar mayor coherencia y estandarización en toda la organización.

¡Nuevo! Controladores de tareas
Esta herramienta no existía en las versiones anteriores, lo que hacía difícil determinar los factores que influían sobre una tarea. Ahora, con los controladores de tareas se puede hacer un seguimiento del origen de los problemas y ver los factores que afectan la fecha de inicio de las tareas. Algunos controladores de tareas son los predecesores, las restricciones, las excepciones de calendario y la fecha de inicio del proyecto. A medida que se van realizando cambios es más fácil identificar aquellos factores que afectan los cronogramas de tareas y seguir una cadena de factores hasta llegar a la causa inicial de un retraso determinado.

¡Nuevo! Anulación de nivel múltiple
Esta es una característica nueva muy esperada de esta versión. Escenarios hipotéticos tales como la reasignación de recursos y modificaciones de plazos y dependencias pueden trazarse fácilmente gracias a las opciones de “hacer” y “deshacer”. Con la anulación de nivel múltiple, se pueden hacer y deshacer cambios en las vistas, los datos, las opciones, etcétera. También se pueden deshacer acciones o conjuntos de acciones ejecutadas desde macros, de manera que se puedan probar diversos escenarios hipotéticos para comprender plenamente las implicancias de cada opción.

Comunicación
Ya sea que se trate de la comunicación con miembros del equipo del proyecto, con la gerencia superior o con los clientes, las nuevas herramientas de comunicación de Microsoft Project 2007 pueden generar informes personalizados en distintos formatos según las necesidades de las partes interesadas.

Vistas mejoradas
Con las mejoras realizadas a la interfaz de calendario y la incorporación de diagramas de Gantt tridimensionales se pueden crear informes visualmente aún más efectivos.

¡Nuevo! Resaltados visuales
La posibilidad de sombrear el fondo de celda le permite al administrador del proyecto resaltar celdas para transmitir más información. Esta herramienta ya era muy usada en Microsoft Excel, pero no existía en las versiones anteriores de Microsoft Project, en las que para obtener el mismo efecto había que cambiar el color de la tipografía.

¡Nuevo! Informes visuales
La herramienta de informes visuales aprovecha las capacidades de Microsoft Office Excel y Microsoft Office Visio Professional para generar gráficos y diagramas con datos tomados de Office Project. El usuario puede definir plantillas personalizadas o elegir de entre una serie de plantillas de informe prediseñadas y modificables, y luego compartir estos informes con otros usuarios de Office Project. En las versiones anteriores era necesario realizar una serie de pasos para exportar la información del proyecto y luego generar los informes visuales con otras aplicaciones.

Seguimiento y análisis
Con Microsoft Project 2007, una vez que el proyecto comienza, los administradores tienen una herramienta más efectiva para administrar los cambios y mantener encarrilados los proyectos. La función de resaltado de cambios es una potente herramienta nueva que permite comprender fácilmente cómo repercutirá un cambio a lo largo de todo el plan. La función de presupuestación descendente permite asignar presupuestos a los proyectos y programas. Además, mediante la definición de campos personalizados basados en fórmulas, los administradores pueden calcular y realizar el seguimiento de las variables más importantes exclusivas de cada proyecto.

¡Nuevo! Resaltado de cambios
Esta nueva característica es simple. La alternativa, en las versiones anteriores, era tener dos copias del archivo para compararlas. Microsoft Project 2007 resalta automáticamente los elementos que se han visto modificados como consecuencia de los cambios más recientes. Es decir que ahora el usuario puede observar cómo repercutirá un cambio en el cronograma general y luego decidir si lo realiza o no.

¡Nuevo! Control financiero
La función de presupuestación descendente permite asignar presupuestos a los proyectos y programas. El nuevo tipo de recurso “costo” mejora la estimación y el seguimiento de los costos. Otras mejoras al control de costos son el agregado de más campos predefinidos, correlacionados con los campos financieros registrados en los sistemas de contabilidad de proyectos.

Análisis y seguimiento de proyecto flexibles y mejorados
Mediante la definición de campos personalizados basados en fórmulas es posible calcular y realizar el seguimiento de variables importantes exclusivas de cada proyecto. Pueden usarse indicadores gráficos para avisar cuando se cumplen condiciones específicas.

Conclusión
Estas nuevas características clave de Project 2007 lo convierten en una herramienta de planificación, seguimiento y comunicación más potente y fácil de usar. Las funciones de planificación (guías de proyecto, ayuda, plantillas, controladores de tareas) permiten a los administradores emprender con éxito sus proyectos y seguirlos hasta su finalización. Con las herramientas de comunicación mejoradas los administradores pueden mantener informados a los miembros del equipo, a la gerencia superior y a los clientes, por medio de informes personalizados. Administrar cambios y mantener el proyecto encarrilado es ahora más fácil, gracias al resaltado de cambios, la presupuestación descendente y la definición de campos personalizados. Además, con la ayuda de la anulación de nivel múltiple, ahora es posible analizar escenarios hipotéticos durante cualquier etapa de un proyecto. Microsoft Office Project 2007 brinda todas las herramientas para aumentar la eficiencia y productividad de los administradores de proyectos.

Sobre el autor:
Keith Wilson es consultor ejecutivo y superior en Project Management Practice Inc. www.pmpractice.com