Un éditeur rationalise la gestion de ses projets, assure sa conformité aux réglementations et génère des gains d'efficacité




Vue d'ensemble
Pays ou région : États-Unis, Secteur d'activité : Médias et loisirs —
Presse

Profil du client
Le Milwaukee Journal Sentinel, qui emploie 900 personnes, est le journal le plus lu au Wisconsin (États-Unis). Ce journal est publié quotidiennement en ligne et sur papier, avec une édition spéciale le dimanche.

Contexte
L’éditeur, dont la structure de gestion de projet est décentralisée, recherchait une solution de gestion de projet simple, répondant à ses besoins spécifiques.

Solution
L'entreprise a mis en œuvre la solution Microsoft® Office Enterprise Project Management (EPM) en janvier 2007 pour faciliter la gestion de toutes les tâches associées à ses projets. La solution EPM a été mise en service en mai 2007. Elle est aujourd'hui utilisée par une soixantaine d'employés.

Résultats

• Gestion plus rationnelle de toutes les tâches
• Gestion efficace et économique des projets
• Amélioration de l'efficacité du personnel
• Traitement plus rapide des rapports légaux
• Helps increase competitive edge

Le Milwaukee Journal Sentinel (Journal) est le journal le plus lu à Milwaukee (Wisconsin, États-Unis). Distribué très largement dans l'État du Wisconsin, il emploie 900 personnes. L'entreprise a décentralisé la gestion de ses projets en créant des unités fonctionnelles reflétant ses différents pôles de compétences. Compte tenu de cette structure, il était difficile pour le bureau de gestion de projet (PMO, Project Management Office) d'avoir une visibilité sur tous les projets de l'entreprise. Pour remédier à ce problème, il a installé la solution Microsoft® Office Enterprise Project Management (EPM). Son retour sur investissement a été immédiat. La solution EPM a rationalisé la gestion de toutes les tâches, apporté une visibilité responsabilisant le personnel, amélioré l'efficacité et la contribution des parties prenantes, simplifié la production des rapports légaux et aidé l'entreprise à renforcer sa compétitivité sur son marché.

Contexte
Le Milwaukee Journal Sentinel (Journal), journal le plus lu au Wisconsin (États-Unis), est diffusé sur papier et en ligne. Basée à Milwaukee, l’entreprise emploie 900 personnes. Son quotidien est tiré à 217 000 exemplaires, et son édition du dimanche à 384 000 exemplaires. Elle est organisée par pôles de compétences : informatique, collecte de l'information, gestion financière, publicité, etc.

Son bureau de gestion de projet (PMO), comprenant deux personnes, supervise la gestion de tous les projets de l’entreprise et fait partie du groupe informatique constitué de 40 personnes. La gestion des projets est décentralisée, de nombreuses personnes externes au PMO intervenant en tant que chefs de projet en plus de leurs fonctions de base. « Avant la mise en place d'une approche plus structurée, la gestion des projets était très incohérente », déclare Jeffrey Roe, directeur du bureau de gestion de projet du groupe informatique du Journal. « Le succès d'un projet dépendait de la personne qui le gérait. C'était une question de politique ou, tout simplement, de compétences personnelles. On perdait ou on gagnait. »

L'entreprise mène généralement 12 à 15 projets de front, avec des budgets allant de 5 000 à 2 millions de dollars. Elle utilisait le tableur Microsoft® Office Excel® 2003 pour le suivi des projets. « Nous imprimions un tableau. C'était en fait notre plan de projet. Chaque groupe avait ses propres documents, qui n'étaient jamais collectés, assemblés ou enregistrés », souligne M. Roe. « Nous organisions de nombreuses réunions pour tenir chacun informé, mais il y avait des problèmes de communication. Les informations de dernière minute n'étaient pas communiquées dans les divers messages électroniques. »

L'entreprise n'avait pas besoin d'un système de gestion de projet de grande envergure et complexe. Il lui fallait une solution simple l'aidant à gérer toutes les tâches et assurer la réalisation cohérente des projets d'un groupe à un autre, avec un niveau élevé de visibilité responsabilisant le personnel. L'entreprise souhaitait également améliorer l'efficacité de son personnel et le niveau de précision général des informations, faciliter la production des rapports légaux et renforcer sa compétitivité sur son marché.

Solution
En novembre 2006, le bureau de gestion de projet a évalué diverses solutions de gestion de projet, y compris Clarity et des services hébergés par un tiers. Il en a conclu que la solution Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) était la mieux adaptée à l'entreprise. « Nous avons choisi la solution EPM en raison de son intégration très étroite avec les autres produits Microsoft et de sa rentabilité dans le cadre de notre contrat d'entreprise. De plus, nos employés utilisaient déjà des produits Microsoft, ce qui réduisait le temps d'apprentissage de la solution tout en favorisant son adoption », a ajouté M. Roe.

En janvier 2007, le bureau de gestion de projet a déployé la solution EPM en installant Microsoft Office Project Server 2007 et Microsoft Office Project Professional 2007. La solution a été mise en service le 1er mai 2007. “Nous avons examiné le calendrier du projet et, compte tenu de la taille de notre entreprise et de nos besoins, nous avons estimé que nous pouvions installer et configurer la solution EPM nous-mêmes. Certes, nous avons eu besoin d'un peu d'assistance pour répondre à certaines questions, mais celles-ci étaient généralement réglées avant même que nos contacts techniques de Microsoft n'interviennent », souligne M. Roe. Avec Office Project Server 2007, les chefs de projet disposent d'un ensemble d'outils leur permettant de gérer efficacement des projets de toutes tailles, en allouant correctement les ressources humaines, financières et matérielles. Office Project Server 2007 fonctionne avec les logiciels client Office Project Professional 2007 et Microsoft Office Project Web Access.

Le bureau de gestion de projet a organisé de courtes sessions de formation pour les utilisateurs. « La formation de nos employés a été rapide car centrée sur nos besoins », déclare M. Roe. « Nous ne leur avons pas demandé de tout absorber au départ. Nous nous sommes centrés sur les sites Web que la solution permet de créer, ainsi que sur les feuilles de temps. Nous avons ensuite ajouté d'autres éléments au fil du temps, lors de l'ajout de projets plus complexes à la solution. » Cette approche pratique reflète les conditions générales dans lesquelles le bureau de gestion de projet a déployé la solution EPM. « Nous avons rationalisé notre méthode de déploiement, en centrant notre attention sur ce dont notre entreprise avait besoin pour mieux gérer ses projets. Nous avons en fait utilisé la solution EPM en gardant cet objectif à l'esprit », souligne M. Roe.

Aujourd'hui, plus de 60 personnes utilisent la solution EPM dans l'entreprise, principalement via l'interface Office Project Web Access. Le bureau de gestion de projet prévoit une augmentation du nombre d'utilisateurs lorsque de nouveaux projets nécessiteront la contribution d'un plus grand nombre d'employés. L'entreprise dispose également d'un environnement Microsoft Office SharePoint® Server 2007, étroitement intégré à la solution EPM.

Résultats
Milwaukee Journal Sentinel a déployé la solution Microsoft Office Enterprise Project Management de manière rapide et économique, en bénéficiant d'avantages immédiats. La solution EPM a rationalisé la gestion de tous les projets, amélioré l'efficacité des employés, accéléré la production des rapports légaux et aidé l'entreprise à renforcer sa compétitivité sur son marché.

Gestion plus rationnelle de toutes les tâches
La solution EPM aide l'entreprise à contrôler le déroulement général de ses opérations et à améliorer son efficacité. « La solution EPM capture de nombreuses mesures. Aujourd'hui, nous savons précisément ce que font les employés et sommes en mesure de répondre à des questions importantes, par exemple : le temps passé à ce projet est-il correct, rentable et utile ? », souligne M. Roe.

À un niveau plus détaillé, les fonctions "clés en main" de la solution EPM rationalisent les opérations de l'entreprise et facilitent l'accès et la contribution rapides des employés aux projets. « Nous utilisons le cube d'analyse de données pour le suivi des projets et des feuilles de temps du personnel. Nous apprécions beaucoup le fait que les données exportées du cube vers Office Excel restent liées au cube d'Office Project Server 2007, même lorsque la feuille de calcul est envoyée à une autre personne par courrier électronique », déclare M. Roe.

Avant le déploiement de la solution EPM dans l'entreprise, les projets étaient décentralisés et il était difficile de trouver des informations exactes. La solution EPM fournit la structure requise pour la création, le suivi, la gestion et l'extraction de données utiles dans l'entreprise. « La solution EPM nous apporte une grande visibilité sur les projets qu'il nous est demandé de réaliser. Nous identifions immédiatement les besoins, les ressources nécessaires et le délai prévisionnel. Nous sommes ensuite en mesure d'en assurer le suivi du début à la fin », souligne M. Roe.

La solution EPM a permis à l'entreprise de relier toutes les informations relatives à ses projets pour faciliter la définition de nouveaux objectifs. « L'un des avantages de la solution EPM est qu'elle permet à un service interne et une entreprise de mieux se connaître. Nous ne parlons plus de nous-mêmes de la même façon. Nous classons désormais nos activités correctement, ce qui se traduit par un meilleur contrôle de nos opérations », fait remarquer M. Roe.

Gestion économique des projets
Les employés du département informatique ont été en mesure d'installer eux-mêmes la solution EPM et d'obtenir les résultats voulus pour progresser sur l'échelle de maturité de la gestion de projet. « Si le niveau de maturité en gestion de projet se mesure sur une échelle de 1 à 5, nous nous situons entre 2,5 et 3. Nous n'atteindrons probablement jamais le niveau 4, tout simplement en raison de la nature de notre entreprise, mais la solution EPM nous apporte ce dont nous avons besoin », déclare M. Roe. « D'un seul coup d'œil, nous savons exactement ce sur quoi l'entreprise travaille, combien de temps elle y consacre et ce qu'apportent globalement les projets. » Le déploiement de la solution a été calibré par l'entreprise afin que son bureau de gestion de projet obtienne des résultats tangibles. « La solution Microsoft Office EPM a été amortie plusieurs fois en moins d'un an. Sa flexibilité nous a permis de l'intégrer facilement à notre entreprise et d'en récolter les fruits immédiatement », souligne M. Roe.

La gestion de la solution EPM ne nécessite pas beaucoup de temps de la part du bureau de gestion de projet, ce qui est un avantage substantiel. « Nous ne passons en fait que quatre à six heures par mois à gérer la solution EPM. Une fois la solution configurée et opérationnelle, la gestion du Centre de projets est très simple », déclare M. Roe.

Gain d'efficacité du personnel
Avec son ancien système, l'entreprise était incapable de savoir exactement ce que faisaient ses employés. Aujourd'hui, avec les feuilles de temps de la solution EPM, ces informations sont accessibles facilement. « Bon nombre d'entre nous ont été surpris lorsque nous avons commencé à suivre le temps passé par le personnel du département informatique. Nous passions beaucoup trop de temps sur ce que nous appelons des tâches administratives, c'est-à-dire des tâches sans rapport avec le soutien des projets ou la maintenance associée », souligne M. Roe. « Les feuilles de temps de la solution EPM et la visibilité résultante nous ont permis de réduire de 10 % le temps passé par les employés sur des tâches administratives par rapport à l'année précédente. »

De plus, la visibilité apportée par la solution EPM a amélioré la productivité du personnel. « Le temps passé est aujourd'hui tangible. La solution EPM nous apporte une grande visibilité, et les personnes visibles travaillent mieux. Les employés ont tendance à réaliser les projets plus rapidement car leur nom y est officiellement associé », déclare M. Roe. La solution EPM améliore également la productivité car il est plus facile pour les employés de contribuer aux projets. « Dans notre entreprise, chaque personne travaillant sur un projet doit également assumer ses "tâches normales". Ayant adapté notre processus de gestion de projet à cette réalité avec la solution EPM, il est plus facile pour les employés de trouver ce qu'ils recherchent et d'apporter leur contribution avant de poursuivre leurs tâches », déclare M. Roe.

La solution EPM fait également gagner du temps aux chefs de projet car ils peuvent accéder aux projets, les examiner et en publier de nouveaux facilement. De plus, ils peuvent se fier aux informations qu'ils voient, sans suivi fastidieux. « La visibilité et la fiabilité des informations fournies par la solution Microsoft Office EPM nous font gagner un temps considérable. Nous n'avons plus à deviner où se trouve un document ou s'il est à jour », précise M. Roe.

Traitement plus rapide des rapports légaux
L'entreprise est tenue de respecter un calendrier de reporting obligatoire, notamment celui imposé par la loi Sarbanes-Oxley de 2002. La solution EPM a amélioré la précision des rapports et réduit le temps nécessaire pour les compiler. « Avant l'installation de la solution EPM, il était très difficile de fournir toute la documentation demandée par nos auditeurs internes et externes. Aujourd'hui, nous avons toutes ces informations devant nous. Si un auditeur veut voir des informations sur un projet particulier, nous avons accès instantanément à tous les fichiers », déclare M. Roe. Cette fonctionnalité simplifie et accélère le reporting, ce qui permet aux employés de consacrer plus de temps à d'autres tâches. « Nous soumettons les rapports trimestriels requis concernant nos contrôles informatiques. L'année dernière, il nous fallait trois mois pour les passer en revue. Avec la solution EPM, nous avons réduit ce délai à trois semaines tout en améliorant la précision des rapports », déclare M. Roe.

Avantage concurrentiel
L'entreprise cherche continuellement à améliorer son mode de fonctionnement pour rester le leader de la presse à Milwaukee. « Le secteur de la presse est concurrentiel. La solution EPM nous a fourni les outils nécessaires pour améliorer notre efficacité et rester compétitifs », déclare M. Roe. « Nous sommes en mesure de terminer les projets plus rapidement, de comptabiliser le temps que nous y consacrons et d'offrir plus de soutien à l'entreprise dans son ensemble. »

Le système Microsoft Office
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Pour en savoir plus sur la solution Microsoft Office EPM, rendez-vous sur : www.office.microsoft.com/epmsolution

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Logiciels et services

• Microsoft Office
  - Microsoft Office Project Professional 2007
  - Microsoft Office Project Server 2007
  - Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Technologies
  - Microsoft Office Project Web Access

La présente étude de cas est fournie à titre d'information uniquement. MICROSOFT DÉCLINE TOUTE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, CONCERNANT LES PRÉSENTES INFORMATIONS.