Quotidiano ottimizza la gestione dei progetti, consegue la conformità e aumenta l'efficienza




Panoramica
Paese o Regione: Stati Uniti, Settore: media e intrattenimento —
Editoria di quotidiani

Profilo del cliente
Con 900 dipendenti, il Milwaukee Journal Sentinel è il principale quotidiano del Wisconsin. Il Journal offre l’edizione giornaliera e quella domenicale sia nel formato online che in quello cartaceo.

Situazione aziendale
Il Journal ha una struttura di gestione dei progetti decentralizzata e desidera una soluzione di gestione dei progetti semplice e personalizzata che risponda esattamente alle sue esigenze.

Soluzione
Il Journal ha implementato la soluzione Microsoft® Office Enterprise Project Management (EPM) nel gennaio 2007 per facilitare la gestione del flusso di lavoro dei progetti in tutta l’azienda. La soluzione EPM è diventata attiva nel maggio 2007 e ha attualmente più di 60 utenti.

Vantaggi

• Ottimizza la gestione completa del lavoro
• Consente una gestione dei progetti efficace in termini di costi
• Aumenta l'efficienza dei dipendenti
• Riduce i tempi di reporting della conformità
• Consente l'aumento dei vantaggi competitivi

Il Milwaukee Journal Sentinel (Journal) è il principale quotidiano di Milwaukee nello stato americano del Wisconsin. Il Journal ha 900 dipendenti ed è ampiamente distribuito in tutto il Wisconsin. L’azienda decentralizza la gestione dei progetti mediante dipartimenti funzionali che riflettono le differenti competenze. Questa struttura non consente facilmente al Project Management Office (PMO) di aumentare la trasparenza dei progetti di tutta l’azienda. Per risolvere questo problema, il PMO ha implementato la soluzione Microsoft® Office Enterprise Project Management (EPM) e ha ottenuto un immediato ritorno sull'investimento (ROI). La soluzione EPM ha ottimizzato la gestione completa del lavoro, fornito trasparenza e responsabilità, aumentato l'efficienza e la partecipazione dei dipendenti, semplificato il reporting della conformità e consentito al Journal di aumentare i vantaggi competitivi nell'ambito del settore della diffusione delle notizie.

Situazione
Il Milwaukee Journal Sentinel (il “Journal”), il più importante quotidiano del Wisconsin, offre edizioni in formato cartaceo e online. Con sede a Milwaukee ha 900 dipendenti, una circolazione di 217.000 copie al giorno durante la settimana e di 384.000 copie la domenica. È organizzato funzionalmente in gruppi suddivisi in base alle competenze come informatica, raccolta delle informazioni, finanze e pubblicità.

Il team aziendale del Project Management Office (PMO), costituito da due persone, è responsabile della guida della gestione dei progetti in tutta l’azienda ed è parte del dipartimento informatico di 40 persone. La gestione dei progetti è decentralizzata, con molte persone esterne al PMO che svolgono il ruolo di project manager oltre al loro lavoro principale. “Prima che venisse attuata una soluzione più strutturata il project management era molto disorganico” ha affermato Jeffrey Roe, Manager di IT PMO del Journal. “Il successo del progetto dipendeva dalla persona specifica che lo portava avanti, poteva essere politico oppure dovuto alla sua competenza. Si andava a casaccio.”

Il Journal in genere porta avanti contemporaneamente da 12 a 15 progetti, con budget che variano da 5.000 a 2 milioni di dollari USA. Per monitorare i progetti utilizzava fogli di calcolo di Microsoft® Office Excel® 2003. “Stampavamo un diagramma che costituiva il nostro piano completo del progetto. Ciascun dipartimento aveva i propri documenti che non erano mai raccolti, riuniti o salvati” ha affermato Roe. “Fornivamo a tutti informazioni aggiornate mediante moltissimi meeting, ma c'erano problemi di comunicazione e le nostre informazioni più attuali non venivano comunicate attraverso i vari messaggi email.”

Il Journal in genere porta avanti contemporaneamente da 12 a 15 progetti, con budget che variano da 5.000 a 2 milioni di dollari USA. Per monitorare i progetti utilizzava fogli di calcolo di Microsoft® Office Excel® 2003. “Stampavamo un diagramma che costituiva il nostro piano completo del progetto. Ciascun dipartimento aveva i propri documenti che non erano mai raccolti, riuniti o salvati” ha affermato Roe. “Fornivamo a tutti informazioni aggiornate mediante moltissimi meeting, ma c'erano problemi di comunicazione e le nostre informazioni più attuali non venivano comunicate attraverso i vari messaggi email.”

Soluzione
Nel novembre 2006, il PMO ha valutato varie opzioni di gestione dei progetti compresi Clarity e servizi con host esterno. Ha stabilito che la soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) è la soluzione migliore per l’azienda. “Abbiamo scelto la soluzione EPM per la sua ottima integrazione con altri prodotti Microsoft, la sua efficacia in termini di costi in base al nostro accordo aziendale e per l'esperienza dei nostri dipendenti con la tecnologia Microsoft, in modo da ottenere una ridotta curva di apprendimento e maggiori consensi” ha affermato Roe.

Nel gennaio 2007, il PMO ha implementato la soluzione EPM installando Microsoft Office Project Server 2007 e Microsoft Office Project Professional 2007. La soluzione è diventata attiva il 1˚ maggio 2007. “Abbiamo consultato il programma del progetto e, date le dimensioni della nostra organizzazione e le nostre esigenze, abbiamo ritenuto possibile eseguire da soli l'installazione e la configurazione della soluzione EPM. Abbiamo avuto bisogno di un po' di assistenza per rispondere ad alcune domande, ma grosso modo era già operativa quando i nostri contatti tecnici presso Microsoft l'hanno sottoposta a valutazione” ha affermato Roe. Grazie a Office Project Server 2007, i project manager dispongono di una serie di strumenti per gestire efficacemente progetti di qualsiasi dimensione, compresa la corretta allocazione di persone, denaro e materiali. Office Project Server 2007 funziona con i client Office Project Professional 2007 e Microsoft Office Project Web Access.

Il PMO ha fornito agli utenti brevi sessioni di formazione. “La formazione dei nostri dipendenti è stata rapida perché la nostra attenzione era incentrata sulle nostre esigenze” ha affermato Roe. “Inizialmente non abbiamo fornito loro tutti gli elementi. Ci siamo concentrati sui siti web creati dalla soluzione e sui moduli per l'inserimento delle ore dei dipendenti. Col passare del tempo abbiamo aggiunto altri elementi man mano che aggiungevamo progetti più complessi alla soluzione.” Questo approccio pratico dimostra l'implementazione da parte del PMO della completa soluzione EPM. “La nostra modalità di implementazione è stata ottimizzata. Ci siamo concentrati sulle precise esigenze aziendali per poter eseguire meglio i progetti e abbiamo utilizzato la soluzione EPM con in mente un obiettivo” ha affermato Roe.

La Società ha attualmente più di 60 dipendenti che utilizzano la soluzione EPM e si affida molto a Office Project Web Access. Il PMO prevede un aumento del numero di utenti in quanto i nuovi progetti richiedono l'input da un maggiore numero di dipendenti. Il Journal dispone anche di un ambiente Microsoft Office SharePoint® Server 2007 strettamente integrato con la soluzione EPM.

Vantaggi
Il Milwaukee Journal Sentinel è stato in grado di implementare la soluzione Microsoft Office Enterprise Project Management rapidamente e in modo efficace in termini di costi ricevendo vantaggi immediati. La soluzione EPM ha semplificato la gestione dei progetti in tutta l’azienda, aumentato l'efficienza dei dipendenti, ridotto i tempi di reporting della conformità e consentito al Journal di aumentare i vantaggi competitivi nel settore della diffusione delle notizie.

Ottimizzazione della gestione completa del lavoro
La soluzione EPM facilita al Journal la guida della direzione globale del proprio flusso di lavoro e ne aumenta l'efficienza. “La soluzione EPM acquisisce moltissimi parametri di misura. Adesso siamo in grado di vedere esattamente le attività che richiedono maggior tempo ai dipendenti e rispondere a importanti domande come le seguenti: stanno impiegando la corretta quantità di tempo per la realizzazione di questo progetto, fornisce un considerevole vantaggio e ha senso?” ha dichiarato Roe.

Ad un livello più dettagliato, le funzioni immediatamente disponibili della soluzione EPM ottimizzano il flusso di lavoro dell’azienda e rendono più facile e veloce l'accesso e la partecipazione delle persone ai progetti. “Usiamo i cubi di dati per monitorare i progetti e i moduli per l'inserimento delle ore dei dipendenti. Ci piace davvero il modo in cui i dati esportati dal cubo di dati di Office Excel mantengono il link al cubo di dati di Office Project Server 2007 anche quando il foglio di calcolo viene inviato mediante email ad altre persone” ha affermato Roe.

Prima che il Journal implementasse la soluzione EPM, i progetti erano decentralizzati ed era difficile trovare informazioni accurate. La soluzione EPM fornisce la struttura per creare, monitorare, gestire e derivare dati preziosi in tutta l’azienda. “La soluzione EPM fornisce una notevole trasparenza dei progetti richiesti. Sappiamo immediatamente cosa vogliono le persone, quali sono le risorse necessarie e la cronologia prevista. E poi possiamo monitorarla dall'inizio alla fine” ha dichiarato Roe.

La soluzione EPM ha consentito al Journal di collegare tutte le informazioni del progetto in modo da poter definire meglio i nuovi obiettivi. “Uno dei vantaggi della soluzione EPM è la migliore comprensione di sé stessi in termini di dipartimento e azienda. Il modo in cui parliamo di noi stessi è cambiato; adesso classifichiamo correttamente le attività e ciò consente un migliore controllo del flusso di lavoro” ha dichiarato Roe.

Gestione dei progetti efficace in termini di costo Il personale informatico è stato capace di installare da solo la soluzione EPM e ottenere quanto necessario per raggiungere il successivo livello di maturità nella gestione dei progetti. “Se si misura la maturità della gestione dei progetti con una scala da 1 a 5, siamo a circa 2,5 e stiamo puntando a 3,0. Probabilmente non raggiungeremo mai 4 solo a causa del nostro tipo di azienda, ma la soluzione EPM ci ha fornito quello di cui avevamo bisogno” ha affermato Roe. “A colpo d'occhio, conosciamo esattamente le attività aziendali, la quantità di tempo impiegata e i vantaggi complessivi dei progetti.” Durante l’implementazione l’attenzione del Journal è stata scalata adeguatamente per fornire al PMO risultati tangibili. “La soluzione Microsoft Office EPM si è ripagata molte volte in meno di un anno. Grazie alla sua flessibilità siamo stati in grado di adattare la soluzione alla nostra organizzazione e di ricevere vantaggi” ha dichiarato Roe.

Un significativo vantaggio della soluzione EPM è che non richiede un impegno a lungo termine da parte del PMO. “Per la gestione della soluzione EPM impieghiamo veramente da quattro a sei ore al mese. Dopo aver configurato e attivato la soluzione EPM, è estremamente semplice gestire il centro progetti” ha affermato Roe.

Maggiore efficienza dei dipendenti
Con il sistema precedente, l’azienda non poteva stabilire esattamente il tempo impiegato dai dipendenti. Con la funzionalità moduli per l'inserimento delle ore dei dipendenti della soluzione EPM, queste informazioni sono immediatamente disponibili. “C’è stato un notevole interesse quando abbiamo iniziato a monitorare il tempo impiegato dal personale informatico. Impiegavamo troppo tempo per quelle che chiamiamo attività amministrative, e non per il lavoro come il supporto dei progetti e della manutenzione” ha dichiarato Roe. “Con i moduli per l'inserimento delle ore dei dipendenti della soluzione EPM e la corrispondente trasparenza, siamo riusciti a ridurre del 10% rispetto all’anno scorso il tempo impiegato dai dipendenti per le attività amministrative.”

Inoltre, la trasparenza fornita dalla soluzione EPM ha aumentato la produttività dei dipendenti. “Il tempo impiegato è adesso tangibile. La soluzione EPM fornisce una notevole trasparenza e le persone visibili lavorano meglio. Gli impiegati sono incentivati ad eseguire i progetti con maggiore velocità perché il loro nome viene associato in modo pubblico ad essi” ha dichiarato Roe. La soluzione EPM aumenta anche la produttività facilitando l'impegno dei dipendenti. “Nella nostra azienda, chiunque lavora su un progetto ha anche suoi ‘lavori regolari’ da eseguire. Adeguando la procedura di gestione dei progetti a questa realtà, la soluzione EPM consente alle persone di ricercare facilmente le informazioni, di dare il proprio contributo e di andare avanti” ha dichiarato Roe.

La soluzione EPM aiuta anche i project manager a risparmiare tempo perché possono accedere, diffondere ed esaminare facilmente i progetti e avere fiducia nelle informazioni disponibili senza dover perdere tempo per il loro controllo. “La trasparenza e la capacità di fare affidamento su informazioni fornite dalla soluzione Microsoft Office EPM ha fatto risparmiare molto tempo. Non dobbiamo più indovinare dove sono i documenti e se sono aggiornati” ha dichiarato Roe.

Minori tempi di reporting della conformità
Il Journal deve rispettare le scadenze di reporting, in particolare quelle imposte dal Sarbanes-Oxley Act del 2002. La soluzione EPM ha aumentato l’accuratezza del reporting e ridotto il tempo necessario per la stesura di rapporti. “Prima della soluzione EPM, era difficile fornire tutta la documentazione richiesta dai revisori contabili interni ed esterni. Adesso l’abbiamo tutta qui davanti a noi. Se un revisore richiede informazioni su un determinato progetto, possiamo accedere immediatamente a tutte le informazioni archiviate” ha dichiarato Roe. Questa funzionalità semplifica e velocizza il reporting, e fa sì che gli impiegati abbiano tempo per altre attività. “Noi inviamo i rapporti trimestrali richiesti sui nostri controlli informatici. L’anno scorso, sono stati necessari tre mesi per il riesame. Con la soluzione EPM, l’abbiamo fatto in tre settimane e con maggiore accuratezza dei rapporti” ha dichiarato Roe.

Aumento dei vantaggi competitivi
Il Journal cerca continuamente nuovi modi per migliorare la propria organizzazione e rimane in posizione di leader delle informazioni a Milwaukee. “Il settore dei quotidiani è un settore competitivo e la soluzione EPM ci ha fornito gli strumenti per essere più efficienti e rimanere competitivi” ha dichiarato Roe. “Possiamo completare i progetti più velocemente, dare conto del tempo impiegato e fornire un maggiore supporto all’intera organizzazione.”

Microsoft Office System
Microsoft Office è l'ambiente scelto dalle aziende che lavorano nel settore dell'informazione che fornisce software, server e servizi che consentono di conseguire il successo trasformando le informazioni in dati che hanno impatto.

Per ulteriori informazioni su Microsoft Office System, visitare la pagina: www.office.microsoft.com

Per ulteriori informazioni sulla soluzione EPM di Microsoft Office, visitare la pagina : www.office.microsoft.com/epmsolution

Ulteriori informazioni
Per ulteriori informazioni sui prodotti e i servizi Microsoft, chiamare il Microsoft Sales Information Center al numero (800) 426-9400. In Canada, chiamare il Microsoft Canada Information Centre al numero (877) 568-2495. I clienti con problemi di udito possono accedere ai servizi TTY/TDD di Microsoft chiamando il numero (800) 892-5234 negli Stati Uniti o il numero (905) 568-9641 in Canada. Se non si risiede negli Stati Uniti o in Canada, contattare la filiale Microsoft locale. Per accedere ad informazioni usando Internet, visitare il sito web
www.microsoft.com

Per ulteriori informazioni sui prodotti e sui servizi del Milwaukee Journal Sentinel, chiamare il numero (414) 224-2899 o visitare il sito web:
www.jsonline.com

Software e servizi

• Microsoft Office
  - Microsoft Office Project Professional 2007
  - Microsoft Office Project Server 2007
  - Microsoft Office SharePoint Server 2007
• Tecnologie
  - Microsoft Office Project Web Access

This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY.