Quali sono le novità di Microsoft Project 2007? Vantaggi e benefici derivanti dall’aggiornamento da Microsoft Project 2000/2003 a Microsoft Project 2007



Riepilogo:
Questo white paper evidenzia le nuove funzionalità principali di Microsoft Office Project 2007 e descrive i motivi per cui è più potente e più semplice da utilizzare come strumento di gestione dei progetti. Questo documento è diviso in tre sezioni: Pianificazione, Comunicazione, e Monitoraggio e Analisi. Saranno presentati nuovi strumenti come la funzionalità di “Annullamento di più livelli” o “Evidenziazione delle modifiche” oppure “Driver delle attività” per spiegare il modo in cui questi e altri strumenti aumenteranno la vostra efficienza come project manager.

Pianificazione
I nuovi e avanzati strumenti di Microsoft Project 2007 come la Guida di Project, la guida, i modelli, i driver delle attività e l’annullamento di più livelli rendono più semplice e più efficiente l’impostazione rapida dei piani del progetto. Vi siete mai chiesti che cosa determina la data di inizio di un’attività nel vostro piano? Adesso potete sfruttare i vantaggi del nuovo strumento “Driver delle attività” che risale all’origine dei fattori che determinano la data di inizio delle attività o delle attività cardine. Avete mai desiderato di eseguire dei piani senza preoccuparvi dell’impatto dell’aggiunta di nuove informazioni? Adesso, grazie alla funzionalità di annullamento di più livelli, potete tranquillamente eseguire piani sapendo di poter annullare qualsiasi informazione inserita nel vostro piano.

Miglioramenti della Guida di Project
La Guida di Project fornisce un ausilio esauriente e interattivo che consente di impostare progetti, gestire attività e risorse, tenere traccia dello stato di avanzamento ed eseguire rapporti del progetto. La Guida è stata migliorata in modo che i project manager possano facilmente navigare attraverso il processo di gestione del progetto e anche personalizzarla per seguire differenti metodologie. Ad esempio, adesso è possibile includere strumenti come un link ai moduli sviluppati a seguito del processo di gestione del progetto.

Miglioramenti della Guida
Microsoft Project 2007 fornisce assistenza sia ai nuovi utenti sia a quelli esperti. Include un motore di ricerca della Guida più potente, smart tag e procedure guidate, nonché l’accesso online a corsi di formazione, modelli, articoli e altre risorse della guida.

Miglioramenti dei modelli
I modelli aggiuntivi di Office Project 2007 e i modelli scaricabili gratuitamente da Microsoft Office Online facilitano l’avvio di progetti e consentono di risparmiare tempo. È possibile, inoltre, creare modelli personalizzati per garantire una maggiore coerenza e standardizzazione nell’ambito di un’organizzazione.

Novità! Driver delle attività
Poiché questa funzionalità non era presente nelle precedenti versioni, la determinazione di tutti i fattori di controllo di un’attività non era facile. Adesso i driver delle attività sono in grado di risalire ai fattori che influenzano la data di inizio di un’attività. Esempi di possibili driver sono i predecessori, le limitazioni, la data di inizio del progetto e le eccezioni del calendario. Man mano che vengono effettuate modifiche, diventa sempre più facile identificare i fattori che influenzano la programmazione delle attività e ripercorrere a ritroso una catena di fattori per identificare la causa principale di un particolare ritardo.

Novità! Annullamento di più livelli
Questa è la tanto attesa nuova funzionalità di questa versione. Grazie ai comandi Annulla e Ripeti è facile eseguire la simulazione di scenari ipotetici quali la riassegnazione delle risorse, la modifica delle durate e la modifica delle dipendenze. Con la funzionalità Annullamento di più livelli è possibile modificare le visualizzazioni, i dati, le opzioni e altro ancora. Inoltre, è possibile annullare le azioni o le serie di azioni delle macro per simulare vari scenari ipotetici e comprendere appieno le implicazioni di ciascuna scelta.

Comunicazione
Sia che si tratti di comunicazione con membri del team di progetto, la direzione del progetto o clienti del progetto, i nuovi strumenti di comunicazione di Microsoft Project 2007 possono generare rapporti personalizzati in un’ampia gamma di formati in base alle esigenze dei cointeressati.

Miglioramento delle visualizzazioni
Grazie ai nuovi miglioramenti apportati all’interfaccia Calendario e all’aggiunta delle barre di Gantt a tre dimensioni, è possibile creare rapporti di maggiore impatto visivo.

Novità! Evidenziazione visiva
Lo sfondo ombreggiato delle celle consente al manager del progetto di evidenziare le celle per conferire ulteriore significato. Questa funzionalità molto diffusa in Microsoft Excel non era presente nelle precedenti versioni di Microsoft Project. Per ottenere questo effetto, prima era necessario modificare il colore dei caratteri.

Novità! Rapporti visivi
La funzionalità Rapporti visivi ottimizza le tabelle e i diagrammi usando Microsoft Office Excel e Microsoft Office Visio Professional per generare tabelle, grafici e diagrammi sulla base dei dati di Microsoft Office Project. L’utente può definire modelli di rapporti personalizzati o scegliere da un elenco di modelli i rapporti pronti per l’uso e personalizzabili, e poi condividere i rapporti con altri utenti di Microsoft Office Project. Nelle versioni precedenti erano necessarie molte operazioni per esportare i dati del progetto e generare poi i rapporti visivi con altre applicazioni.

Monitoraggio e analisi
Grazie a Microsoft Project 2007, una volta iniziato un progetto, i project manager dispongono di uno strumento più efficiente per gestire le modifiche e tenere sotto controllo i progetti. L’evidenziazione delle modifiche è un nuovo potente strumento che semplifica la comprensione dell’impatto dei cambiamenti apportati in tutto il progetto. Il budget topdown consente l’assegnazione di budget a progetti e programmi. Inoltre, definendo i campi personalizzati in base a formule, i project manager possono calcolare e monitorare i parametri principali specifici di determinati progetti.

Novità! Evidenziazione delle modifiche
Questa nuova funzionalità è semplice. Nelle versioni precedenti occorreva disporre di due copie del file da confrontare. Microsoft Project 2007 evidenzia automaticamente tutte le voci che cambiano a causa dell’ultima modifica apportata. Ciò significa che adesso gli utenti possono visualizzare l’impatto di una modifica sul piano globale e poi decidere di mantenere o annullare la modifica.

Novità! Controllo finanziario
Grazie al budget top-down, i budget possono essere assegnati a progetti e programmi. Il nuovo tipo di risorse “costo” migliora le stime e il monitoraggio dei costi. Altri miglioramenti relativi ai costi comprendono ulteriori campi predefiniti che collegano i campi finanziari monitorati in sistemi di contabilità del progetto.

Migliore e più flessibile monitoraggio e analisi del progetto
Definendo i campi personalizzati in base a formule, è possibile calcolare e monitorare i parametri principali specifici del progetto. Gli indicatori grafici possono avvisare quando vengono soddisfatte determinate condizioni.

Conclusione
Queste nuove funzionalità principali di Project 2007 consentono un più potente e facile utilizzo dello strumento di pianificazione, monitoraggio e comunicazione. Queste funzionalità di pianificazione (Guida di Project, Guida, Modelli, Driver delle attività) consentono ai manager di intraprendere e portare a termine con successo i progetti. Gli strumenti migliorati di comunicazione consentono ai manager di mantenere informati i membri dei team, la direzione del progetto e i clienti dei prodotti mediante rapporti personalizzati. Adesso, grazie alla funzionalità Evidenziazione delle modifiche, budget top-down e alla definizione di campi personalizzati, è più facile gestire le modifiche e tenere sotto controllo il progetto. Inoltre, utilizzando la funzionalità Annullamento di più livelli, è possibile simulare scenari ipotetici in qualsiasi fase di un progetto. Microsoft Office Project 2007 fornisce tutti gli strumenti per aumentare l’efficacia e la produttività del project manager.

Informazioni sull’autore
Keith Wilson è un consulente esecutivo senior di Project Management Practice Inc. www.pmpractice.com