Nieuwe functies in Microsoft Project 2007 Voordelen van het overstappen van Microsoft Project 2000/2003 op Microsoft Project 2007



Samenvatting:
In dit informatiedocument worden de belangrijkste nieuwe functies van Microsoft Office Project 2007 besproken. Ook wordt beschreven waarom het krachtiger en gemakkelijker te gebruiken is als hulpmiddel voor projectbeheer. Dit document bestaat uit drie gedeeltes: Planning, Communicatie en Bijhouden & analyseren. U maakt kennis met nieuwe hulpmiddelen zoals 'Meerdere niveaus ongedaan maken', 'Wijzigingsmarkeringen' en 'Drijfveren voor taken', en u ziet hoe deze en andere hulpmiddelen u een nog effectiver projectmanager maken.

Planning
De nieuwe en verbeterde hulpmiddelen van Microsoft Project 2007, zoals de Projectgids, Help, Sjablonen, Drijfveren voor taken, en Meerdere niveaus ongedaan maken, maken het samen makkelijker en effectiever om snel en moeiteloos projectplannen op te stellen. Vraagt u zich wel eens af wat nou precies de startdatum van een taak in uw plan bepaalt? U kunt nu profiteren van de nieuwe 'Drijfveren voor taken' die de bron aangeven van de bepalende factoren, die de startdatum van een taak of meetpunt beïnvloeden. Heeft u wel eens willen plannen zonder u zorgen te hoeven maken over de gevolgen van het toevoegen van nieuwe informatie? Met het nieuwe Meerdere niveaus ongedaan maken kunt u met een gerust hart plannen, in de wetenschap dat u alle informatie die u in uw plan stopt weer ongedaan kunt maken.

Verbeterde projectgids
De Projectgids biedt stapsgewijze, interactieve hulp bij het opstellen van projecten, het beheren van taken en resources, het bijhouden van de projectstatus en het rapporteren van projectinformatie. De Projectgids is verder verbeterd zodat projectmanagers gemakkelijk door het projectbeheerproces kunnen navigeren. Ook kan deze worden aangepast aan verschillende methodologieën. Het is bijvoorbeeld nu mogelijk om hulpmiddelen in te passen, zoals een koppeling naar de formulieren die zijn ontwikkeld d.m.v. het projectbeheerproces.

Verbeterde Help
Microsoft Project 2007 biedt hulp voor beginners en ervaren gebruikers. Zo heeft het een robuuste zoekfunctie binnen Help, infolabels en wizards. Ook inbegrepen is online toegang tot trainingscursussen, sjablonen, artikelen en andere resources.

Verbeterde sjablonen
Met de nieuwe sjablonen in Office Project 2007 en de gratis te downloaden sjablonen van Microsoft Office Online kunt u projecten makkelijker opzetten en tijd besparen. Ook kunt u toegespitste sjablonen maken voor consistenter werk en verdere standaardisering binnen de gehele organisatie.

Nieuw! Drijfveren voor taken
Omdat deze functie in eerdere versies niet bestond, was het vaststellen van alle bepalende factoren bij een taak een moeizame aangelegenheid. Met Drijfveren voor taken kunt u nu de oorzaak van problemen opsporen. Zij geven aan welke factoren de startdatum van een taak bepalen. Voorbeelden van mogelijke Drijfveren voor taken zijn voorgangers, beperkingen, de startdatum van het project en kalenderuitzonderingen. Bij gemaakte wijzigingen wordt snel duidelijk welke factoren de taakplanning beïnvloeden en is het mogelijk de keten van factoren te volgen naar de wortel van een bepaalde vertraging.

Nieuw! Meerdere niveaus ongedaan maken
Er is met spanning uitgekeken naar deze voor deze versie nieuwe functie. Wat-als-scenario’s, zoals het opnieuw toewijzen van resources, het wijzigen van tijdschema’s of van afhankelijkheden zijn eenvoudig in kaart te brengen met Ongedaan maken en Opnieuw. Wijzigingen in weergaven, gegevens, opties en meer zijn mogelijk met Meerdere niveaus ongedaan maken. Ook acties of groepen acties (vanuit macro’s) kunnen ongedaan gemaakt worden zodat u meerdere wat-als-scenario’s kunt testen en volledig inzicht kunt krijgen in de te verwachten gevolgen van de diverse keuzes.

Communiceren
Of u nu met leden van het projectteam, het topmanagement of projectklanten communiceert, met de nieuwe communicatiehulpmiddelen in Microsoft Project 2007 kunt u rapporten genereren in allerlei opmaak, al naargelang de behoeften van de belanghebbenden.

Verbeterde weergaven
Dankzij nieuwe verbeteringen in de kalenderfunctie en het toevoegen van 3D Gantt-balken kunt u nu nog visueel effectievere rapporten maken.

Nieuw! Visuele markeringen
Projectmanagers kunnen cellen markeren door deze van een schaduwachtergrond te voorzien waardoor extra betekenis kan worden toegevoegd. Deze functie was al populair in Microsoft Excel, maar was niet aanwezig in eerdere versies van Microsoft Project. Vroeger moest u de lettertypekleur wijzigen om dit effect te krijgen.

Nieuw! Visuele rapporten
Met de functie Visuele rapporten haalt u meer uit grafieken en diagrammen door Microsoft Office Excel en Microsoft Office Visio Professional te gebruiken voor het maken van kaarten, grafieken en diagrammen die zijn gebaseerd op Office Project-gegevens. Een gebruiker kan aangepaste rapportsjablonen definiëren of kiezen uit een lijst met toespitsbare, kant-en-klare rapportsjablonen. Hij of zij kan vervolgens de rapporten delen met andere gebruikers van Office Project. In eerdere versies moest u vele stappen doorlopen om de projectgegevens te exporteren en vervolgens de visuele rapporten genereren in andere toepassingen.

Bijhouden en analyseren
Met Microsoft Project 2007 beschikken managers vanaf de start van het project over een effectiever hulpmiddel om om te gaan met wijzigingen, en projecten op het juiste spoor te houden. Wijzigingsmarkeringen vormen een krachtig nieuw hulpmiddel waarmee de gevolgen van een wijziging voor het hele plan gemakkelijk zijn te interpreteren. Het budgetteren van bovenaf biedt de mogelijkheid om budgetten toe te wijzen aan projecten en programma’s. Bovendien kunnen managers, door toegespitste velden te definiëren op basis van formules, specifieke basiswaarden voor specifieke projecten berekenen en bijhouden.

Nieuw! Wijzigingsmarkeringen
Deze nieuwe functie is simpel, en het alternatief in vroegere versies was om twee versies van het bestand te vergelijken. Microsoft Project 2007 markeert automatisch alle onderdelen die waarop de meest recente wijziging effect heeft. Dit betekent dat gebruikers nu de gevolgen van een wijziging kunnen zien voor de gehele planning, en vervolgens kunnen beslissen om de wijziging te door te voeren of toch ongedaan te maken.

Nieuw! Financiën beheren
Met het budgetteren van bovenaf kunnen budgetten worden toegekend aan projecten en programma’s. Het nieuwe resourcetype “kosten” verbetert het ramen en bijhouden van kosten. Andere verbeteringen aan kosten zijn o.a. meer voorgedefinieerde velden die gekoppeld zijn aan financiële velden die worden bijgehouden in projectboekhoudsystemen.

Verbeterd flexibel bijhouden en analyseren van projecten
Door toegespitste velden te definiëren op basis van formules is het mogelijk om basiswaarden te berekenen en te volgen die uniek zijn voor een bepaald project. Grafische indicators kunnen u waarschuwen wanneer bepaalde voorwaarden zijn vervuld.

Conclusie
Deze nieuwe sleutelfuncties in Project 2007 maken het een krachtiger en gemakkelijker te gebruiken hulpmiddel voor planning, volgen, bijhouden en communiceren. Met deze planningsfuncties (Projectgids, Help, Sjablonen, Drijfveren voor taken) kunnen managers met succes projecten ondernemen en ze tot een goed einde brengen. Met de verbeterde communicatiehulpmiddelen kunnen managers hun teamleden, het topmanagement en projectklanten op de hoogte houden met behulp van toegespitste rapporten. Het omgaan met wijzigingen en het project op koers houden is nu gemakkelijker door Wijzigingsmarkeringen, door het budgetteren van bovenaf, en door het definiëren van toegespitste velden. Bovendien zijn nu in elke fase van de looptijd van een project wat-als-scenario’s mogelijk dankzij Meerdere niveaus ongedaan maken. Microsoft Office Project 2007 biedt u alle hulpmiddelen om uw effectiviteit en productiviteit als projectmanager te verhogen.

Over de auteur:
Keith Wilson is een manager en senior-adviseur voor Project Management Practice Inc.: www.pmpractice.com